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Dokumentenmanagement - Lösungen für Archivierung, Workflow und Freiformerkennung

Ideale Ergänzungen unserer bewährten Unternehmenslösung NEVARIS sind Programme zum elektronischen Dokumentenmanagement (DMS) Zu ihnen zählt Software für die Archivierung elektronischer Dokumente, ebenso Workflow-Programme - etwa zur Weiterbearbeitung von Rechnungen im Prozess. OCR-Programme (OCR = Optical Character Recognition) bieten wir Ihnen ebenfalls an. Diese Lösungen prüfen eingescannte Dokumente und stellen sie für Folgesysteme zur Verfügung.

Elektronische Dokumentenarchivierung

Alle Dokumente hat man mit einer Archivierungslösung schnell einsehbar, platzsparend ist sie noch dazu. Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt. Dort stehen die Informationen allen Kollegen Wort für Wort thematisch sortiert zur Verfügung. Selbst erstellte Belege wie Ausgangsrechnungen oder Berichte werden automatisch archiviert. Auch E-Mailarchivierung ist möglich - die DMS-Lösung wird mit MS Outlook verbunden.

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Digitaler Workflow

Mit einem Workflow-Management-System können Sie Ihre Unternehmensprozesse abbilden. Ein solcher Unternehmensprozess ist beispielsweise der interne Rechnungslauf (bestehend aus meheren Schritte - und zwar: Rechnungsprüfung, Freigabe und Verbuchung). Nach Freigabe einer Rechnung bekommt die Buchhaltung den Vorgang für den Kontierungsabschluss und alle Korrekturen werden im letzten Arbeitsschritt an die ERP-Lösung NEVARIS übergeben.

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Software zur Freiform- und Vorlagenerkennung (OCR)

OCR-Lösungen prüfen - z.B. auf einer Rechnung - automatisch die Kreditoren-Informationen und gleichen Zahlungsbedingungen mit den Stammdaten im ERP-System ab. Bei Übereinstimmung geht das Dokument in den Workflow, bei erkannten Unstimmigkeiten zurück zum Bearbeiter. Wir haben für NEVARIS die passenden OCR-Werkzeuge.

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Abb.: © Vladislav Kochaelevs, iQoncept, momius - alle: Fotolia.com