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Das Thema Workflow nimmt momentan an Bedeutung zu - auch in der Baubranche. Die Geschwindigkeit aller Prozesse und Geschäftsabläufe in den Unternehmen wächst ständig. Informationen müssen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vorliegen und das bei einer Vielzahl von Spezialisten, die auch noch räumlich voneinander getrennt tätig sind. Da stellen sich Fragen wie: Was können Workflow-Systeme im Baubereich leisten? Welchen Nutzen hat das Unternehmen davon und für wen sind diese Systeme gedacht? bpz ging diesen Fragen nach und interviewte dazu Wolfgang Götz, Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH. Das Interview führte Heike Blödorn.
bpz: Herr Götz, Nemetschek Bausoftware hat eine Workflow-Lösung für das Baugewerbe mit Namen rivera auf den Markt gebracht. Was hat man sich unter einer Workflow-Lösung vorzustellen?
Götz: Workflow bedeutet Organisation von Informationen und Arbeitsabläufen. Diese werden in einem System nicht nur statisch verwaltet, sondern es ist festgelegt, wie mit Abläufen und den dazugehörigen Informationen umgegangen werden soll. Das heißt konkret, wer muss was wissen, wer leitet die Informationen an wen weiter, wer hat Freigaben zu erteilen, bevor der nächste Schritt initiiert wird, wer muss an die Einhaltung eines Termines erinnert werden etc.? Die Vernetzung solcher Informationen in vorgefertigte Arbeitsabläufe macht eine Workflow-Lösung aus. Solche Systeme im Baubereich unterstützen den Anwender von der Projektakquise bis zur Instandhaltung. Selbstverständlich ist, den Baulohn abzurechnen. Die Finanzbuchhaltung weiß, dass sie eine Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen hat. Aber wenn es darum geht, die Akquisition zu verbessern, so ist das für viele Neuland. Jedoch können alle am Bau anfallenden Prozesse mittels Software abgebildet werden. Häufig macht sich niemand Gedanken darüber, Programme einzusetzen, um Prozesse zu vereinfachen. So muss z.B. jeder Bauleiter, jeder Unternehmer seinen Terminkalender sowie seine Aufgabenliste führen. Er macht es entweder in Papierform oder im Kopfe. Aber dieses mittels EDV zu organisieren, ist vielen Betrieben noch fremd.
bpz: Nennen Sie ein Beispiel für die Termin- und Aufgabenkontrolle.
Götz: Ein Leistungsverzeichnis kommt ins Haus. Das Projekt wird dann im Workflow-System angelegt. Zuerst müssen die für die Erstellung des Angebotes benötigten Informationen zusammentragen werden. Dazu erstellt der Anwender eine Checkliste. Daraus geht hervor, ob alle benötigten Unterlagen wie Referenzen, Nachweise, Zertifikate usw. vorliegen. Der Kalkulator erhält dann automatisch eine Email mit der Information, das Projekt zu kalkulieren. Diese wird in seinen Kalender eingetragen. Im Gruppenkalender steht, wer, wann, was zu erledigen hat. Werden von einem Subunternehmer noch Preise benötigt, kann auch dieses auf Termin gesetzt werden. Der Koordinator kann dann die Erledigung der Aufgaben in den einzelnen Phasen jederzeit überprüfen. Die gesamte Kette von Terminen, Wiedervorlagen und automatisch weiter gereichten Informationen per Email oder Fax auch an Außenstehende, lässt sich mit einem Workflow-System einfach lösen.
bpz: Was konkret verbirgt sich hinter Ihrer Lösung rivera?
Götz: rivera ist ein Werkzeug, das die Bauunternehmung beim Informationsmanagement, bei der Aufgabenverwaltung und der Terminkoordination unterstützt. rivera sammelt und verwaltet alle anfallenden Informationen wie Schriftverkehr, Protokolle, Notizen und macht sie denen zugänglich, für die sie bestimmt sind und das in allen Bauphasen. Das System bildet die gesamte Entwicklung der Prozesse von der Akquisition über die Angebotserstellung, die Auftragsbearbeitung, die Ausführung bis hin zum Gewährleistungszeitpunkt ab. rivera bietet dem Anwender somit die notwendigen
Freiheitsgrade, um seine Bauprojekte differenziert darzustellen.
bpz: Welche Software benötigt der Anwender darüber hinaus?
Götz: Eine Workflow-Lösung wie rivera ist als Management-Layer zu sehen. Dieser liegt über der Branchenlösung. Bei uns ist es "Bau für Windows". Sinnvoll ist für den Kunden unsere beiden Lösungen einzusetzen, dann gestaltet sich die Anbindung der Systeme besonders einfach. Aber wir sind natürlich auch in der Lage, rivera an andere Branchenlösungen anzubinden.
bpz: Warum benötigen Bauunternehmungen Workflow Lösungen?
Götz: Bauunternehmungen haben die Besonderheit - im Gegensatz zur stationären Industrie -, dass sie keinen einheitlichen Produktionsstandort haben, sondern auf verschiedenen Baustellen produzieren. Durch die dezentrale Struktur entstehen Informationen nicht nur in der Unternehmenszentrale sondern an vielen Stellen. Ein Bauleiter hat ein großes Bedürfnis an Verfügbarkeit von Informationen vor Ort. rivera zeichnet sich hier insofern aus, dass diese Daten nicht nur auf dem Notebook, sondern auch auf dem Palmtop mitgenommen werden können und jederzeit und an jeder Stelle verfügbar sind. Eine weitere Besonderheit der Baubranche ist, dass viele unterschiedlich und wechselnde Partner am Bauprozess beteiligt sind: Architekten, Fachplaner, Baustoffhändler, Nachunternehmer und verschiedene Abteilungen innerhalb einer Unternehmung selbst und nicht zu vergessen der Bauherr. Es herrscht also ein hoher Kommunikationsbedarf. Laufen die Prozesse automatisiert ab, kann nichts vergessen werden, Termine werden eingehalten und die Effizienz der gesamten Abläufe steigt.
bpz: Welche Vorteile bietet der Einsatz einer Workflow-Lösung wie rivera der
Bauunternehmung?
Götz: rivera ist eine Branchenlösung. Vergleichbare Lösungen sind entweder kundenspezifisch erstellt worden oder völlig branchenneutral gehalten. Wir haben unser Bau-Know-how einfließen lassen. D.h. Begriffe und Abbildung der Prozesse sind auf das Bauwesen ausgerichtet. Hinzu kommt, dass unser Produkt "Bau für Windows" darunter gesetzt werden kann. rivera kann aber auch die verschiedenen Insellösungen, die im Unternehmen eingesetzt werden, integrieren.
bpz: Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich der Einsatz eines solchen Systems?
Götz: Entscheidend ist, wie viele Personen miteinander kommunizieren möchten. Eine Workflow-Lösung in einem unternehmergeführten Betrieb, der keine Angestellten hat, einzuführen, ist unsinnig. Eine Startgröße, bei der es interessant wird, sind 10 Mitarbeiter, denn es müssen genügend Informationen anfallen, die zu verteilen sind. So hat jemand, der viel mit Subunternehmern arbeitet, auch einen wesentlich höheren Kommunikationsbedarf als ein Unternehmen, bei dem dieses kaum vorkommt. Der Einsatz einer Workflow-Lösung hängt daher vor allem vom Organisationsgrad der Unternehmung und von der Quantität der anfallenden Informationen ab.
bpz: Ist die Art der abzuwickelnden Projekte auch ein Parameter?
Götz: Ja, wenn man das über den Kommunikationsbedarf messen kann. Jemand, der Fertighäuser baut, für den ist die Akquise ein wichtiger Baustein. Derjenige, der ausschließlich Sanierungen durchführt, muss vielleicht 30.000 Kundenadressen in seiner Region verwalten. Er muss diese mit Mailings versehen und Informationen über anfallende Renovierungen verwalten. Ein Straßenbauunternehmen interessiert eher das Thema Baustellenmanagement, sprich die Verwaltung von Protokollen, Notizen usw. zur Baustellenabwicklung.
bpz. Führt ein Workflow-System nicht zu einer Informationsüberflutung?
Götz: Die Menge der Informationen steigt. Mit einem Workflow-System hat der Anwender aber viele Möglichkeiten die Informationen zu filtern, da sie strukturiert vorliegen. Heute können Sie ja auch den Erhalt von Emails mit entsprechenden Assistenten verhindern. Genauso geht das bei Workflow-Lösungen. Es ist allerdings einfacher, aus vielen strukturiert vorliegenden Informationen einige heraus zu filtern, als sich die notwendigen Informationen mühsam im Unternehmen zu beschaffen.
bpz: Sind Anbieter von Bausoftware die interessanteren Partner für
Bauunternehmungen als Systemhäuser, die sich vorwiegend mit Workflow-Lösung
beschäftigen?
Götz: Eindeutig ja. Anbieter von Bausoftware - wie wir - kennen die Aufgabenstellungen der Bauunternehmen und deren Geschäftsabläufe. So ist unser System darauf abgestimmt und auch dementsprechend konfigurierbar, da kein Betrieb seine Prozesse gleichartig ordnet. Systemhäuser, die kein Know-how im Baubereich haben, tun sich mit der Abbildung der bauspezifischen Prozesse relativ schwer. Eine branchenneutrale Lösung an den Bauprozess anzupassen erfordert daher überproportionalen Aufwand. Nicht vergessen darf man dabei die Anbindung der vorhandenen Branchenlösung, die bei uns schon angedacht ist.
bpz: Warum setzen Sie Lotus-Notes als Plattform für rivera ein?
Götz: Es gibt nur eine Alternative zu Lotus-Notes: Microsoft-Produkte, sprich Outlook und Exchange. Lotus-Notes bietet entscheidende Vorteile bei der Replikation z.B. der Datenbanken auf lokale Systeme, wie auf das Notebook. Die Qualität der Replikationsmechanismen kann von anderen Systemen nicht gewährleistet werden. Auch ist die Stabilität der Software-Lösung mit Lotus-Notes erheblich einfacher zu erreichen als mit Microsoft-Produkten.
bpz: Wie schätzen Sie den Bedarf an Workflow-Lösungen in den nächsten Jahren ein?
Götz: Studien besagen, dass der Bedarf an Workflow-Lösungen einer der Bereiche innerhalb der IT-Branche ist, der am stärksten wächst. Momentan liegt der Zuwachs über alle Branchen hinweg jährlich bei 30 %. Die Baubranche wächst dabei am langsamsten.
bpz: Wie verändert sich Ihrer Meinung nach die Informations- und Kommunikationstechnologie in den nächsten Jahren?
Götz: Der Bedarf, Informationen zu jedem Zeitpunkt und an jeder Stelle abzurufen, ist in den Unternehmen sehr hoch und wächst ständig. Die Geschwindigkeit aller Prozesse und Geschäftsabläufe nimmt ständig zu. Häufig kann ein Unternehmen es sich nicht mehr leisten, dass ein Außendienstmitarbeiter erst nach drei Tagen wieder die Informationen, die in der Zwischenzeit in der Unternehmenszentrale aufgelaufen sind, abruft. Dieses ist heute technisch lösbar, aber vielfach muss der Anwender noch auf jeglichen Komfort verzichten. Themen wie die Bündelung von Sprache, Fax, Email und weiteren Informationen auf ein Kommunikationsmedium nehmen ständig an Bedeutung zu. Oder die Integration von Telefonieren und Rechner. Ein Anrufer meldet sich, die Datenbank öffnet
sich automatisch an der richtigen Stelle und zeigt das Projekt an, bei dem der Anrufer der Bauherr ist. Das ist technisch lösbar. Werden die Lösungen komfortabler, setzen die Unternehmen sie auch konsequenter ein. Ist die Anwendung holprig, dann arbeitet keiner damit. In dieser Hinsicht wird die technische Entwicklung in den nächsten Jahren immens fortschreiten.
Herr Götz, wir danken Ihnen für das Gespräch.
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