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In der globalisierten Informations- und Dienstleistungsgesellschaft des 21. Jahrhunderts gewinnt Wissen immer mehr an Bedeutung. Es entwickelt sich für Unternehmen zu einem Produktivitätswerkzeug und kann strategisch nutzbar gemacht werden. Vor allem in den technisch-naturwissenschaftlichen Disziplinen „veraltet“ Fachwissen immer schneller, stetig kommt neues hinzu. Ein schneller und effizienter Zugriff darauf ist für eine sinnvolle Nutzung unerlässlich.
Von Dipl.-Ing. Hans C. Hoffmann und Dipl.-Ing. Marcus Hallscheidt, Nemetschek Bausoftware GmbH
Was eigentlich ist Wissen? Es entsteht, wenn Daten in einem bestimmten Kontext als Informationen aufgefasst, anhand von Erfahrungen bewertet und sinngebend verknüpft werden, so dass sie als Wissen nutzbringend angewandt werden können. Unter Wissen werden also nicht Informationen selbst, sondern vielmehr ihre Bewertung und Anwendung verstanden. Wissensmanagement hingegen beschäftigt sich mit den Möglichkeiten der Einflussnahme auf eine vorhandene Wissensbasis. Diese beinhaltet alle Fakten und alles Wissen, das beispielsweise zur Lösung von Unternehmensaufgaben nötig ist. Annähernd jedes Bauwerk ist ein Prototyp. In der Regel wird vernachlässigt, die Bauausführung zu durchleuchten und zu dokumentieren. Bereits erarbeitete Lösungen für Bauaufgaben werden so oft „neu erfunden“ oder externe Kapazitäten zu Rate gezogen, obwohl den eigenen Leuten das benötigte Wissen bereits zur Verfügung steht. Doch manchmal weiß niemand von dem vorhandenen Know-how. So sind Bauverfahren ständig neu zu entwickeln, Baufehler wiederholen sich. Bauzeiten und -kosten werden dadurch in die Höhe getrieben. Um im Wettbewerb zu bestehen und sich vielleicht sogar Vorteile zu verschaffen, sind auch Bauunternehmen gezwungen, vorhandenes Wissen zu managen. Die technische Möglichkeit hierfür bietet ein Intranet-Portal. Als zentrale Arbeitsoberfläche aller Mitarbeiter kann es sämtliche Softwareanwendungen des Unternehmens integrieren. Die Bedienung ist einfach, denn die User-Oberfläche „Webbrowser“ ist jedem bekannt. In Unternehmen fallen tagtäglich unzählige Daten an. Sie kommen von außen und aus der Firma selbst. Sie sollen – in Information umgewandelt – den Mitarbeitern als Wissensbasis zur Verfügung stehen. Es muss eine leicht durchschaubare Struktur sein, damit jeder das Richtige schnell findet und einfach nutzen kann. Sinnvolle Such-, Selektier- und Filtermöglichkeiten für die relevanten Daten sind wesentlich. Denn fast noch schlimmer als überhaupt keine Daten ist eine nicht zu bändigende Datenflut, in welcher die benötigten Informationen untergehen. Nicht nur die technische Umsetzung ist ausschlaggebend für den Erfolg eines solchen Wissensmanagement-Systems.
Neben Benutzerfreundlichkeit, zielgruppenadäquater Auswahl und Aufbereitung der Inhalte spielt vor allem die Mitarbeiter-Motivation eine große Rolle. Langfristig ist ein Intranet-Portal nur profitabel, wenn die Mitarbeiter dieses Kommunikationsangebot nutzen und unterstützen. Es gilt, rechtzeitig Vorbehalte abzubauen und bisher vorhandene Wissensmonopole aufzugeben. Jeder muss bereit sein, das eigene Wissen dem Unternehmen und allen Mitstreitern zur Verfügung zu stellen, es mit ihnen zu teilen, aber auch fremdes Wissen zu akzeptieren. Nur wenn alle überzeugt sind, dass nicht nur das Unternehmen, sondern jeder Beteiligte persönlich vom Wissen der anderen profitiert, wird das Projekt ein voller Erfolg. Gute Werkzeuge schöpfen aus,was technisch möglich ist. Sie nutzen alles Neue,was praktisch sinnvoll ist. Allzu oft sind Systeme unterschiedlicher Hersteller im Einsatz, aber selten zueinander kompatibel. Doch selbst in Unternehmen, die eine integrierte ERP(Enterprise Resource Planning)-Lösung für ihre kaufmännischen und technisch-betriebswirtschaftlichen Belange haben, kann nicht jeder Mitarbeiter die Finanzbuchhaltung, Baubetriebsabrechung, AVA oder Kalkulation nutzen. Das ist keine Frage des Beherrschens. Es ist einfach nicht sinnvoll, selbst wenn Software-Lizenzen nicht kostenpflichtig wären. Doch Instrumente, mit denen vorgehaltene Daten, Dokumente sowie erzeugte Berichte und Auswertungen für alle nutzbar werden, sind sicher willkommen. Dazu ein Beispiel: Der Bauleiter möchte den aktuellen Stand seiner Baustelle abrufen. Sofern ihm die Daten der Kostenstelle von der Verwaltung nicht ohnehin extra bereitgestellt wurden, müsste er die relevanten Zahlen aus der Baubetriebsabrechung der ERP-Software abrufen. Fakten der Auftragskalkulation kann die bautechnische Software liefern. Sind auch noch die aktuellen Pläne oder sogar Ansprechpartner erforderlich, müsste der Bauleiter das gewünschte Wissen in vier verschiedenen Bausoftwarelösungen abrufen. Das benötigt nicht nur Zeit. Nutzt seine Firma dagegen ein Intranet- Portal, gibt er einfach nur den Suchbegriff ein. Das Portal bietet dann zeitaktuell eine Trefferliste. Um sein Ziel zu erreichen, muss der Bauleiter nur unter diesen Treffern auswählen. Hierbei spielt es keine Rolle, in welchem Teil der Software das Ziel gespeichert ist. So profitieren auch gewerbliche Mitarbeiter vom Intranet-Portal als Werkzeug und können sich voll auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Mit dem Intranet-Portal lässt sich die gesamte vorhandene Softwarelandschaft einbinden. Über dieses Tool wird das Wissen aus allen Ressourcen im ganzen Unternehmen verfügbar: Jegliche Information kann von jedem Befugten abgerufen werden, Berechtigungssysteme verhindern Missbrauch, Medienbrüche verschwinden. Die Bedienung ist so einfach wie die einer Internetseite. Der Zeitaufwand wird auf ein Minimum reduziert.
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