„Nous avons atteint de bons résultats grâce à un instrument de travail performant et à nos collaborateurs motivés,“ c’est avec ces mots que je suis reçu par Max Theler, entrepreneur diplômé et directeur général de Theler Dienstleistungs SA, et ses collaborateurs à Rarogne, canton du Valais. Le succès de l’entreprise de génie civil repose également sur la production propre de gravier, sable et béton ainsi que sur l’exploitation d’une décharge. Ils sont devenus en 60 ans les leaders régionaux de la conception d’ouvrages en béton et de coffrages en palplanches étanches. Des prestations de qualité certifiées ISO pour les clients, une politique de qualité également appliquée à l’intérieur de l’entreprise. On comprend d’emblée que la direction de l’entreprise a compris que ses 128 collaborateurs forment le capital le plus précieux de la société. Au début de l’année l’entreprise a réparti ses diverses activités en six sociétés juridiques organisées en différents groupes. Ce changement de structure a entraîné simultanément la mise en place d’un nouveau concept informatique moderne.
Une base solide pour la comptabilité analytique
„Jusque là l’ancien logiciel était suffisant,“ ajoute Monsieur Theler, „mais nous voulions introduire une comptabilité analytique afin de posséder un outil performant de gestion et de communication. C’est la raison du changement. Cela nécessitait évidemment un nouveau concept de base avec de modifications de structure et de flux. Ces nouvelles structures doivent d’une part être compréhensibles pour nos collaborateurs afin qu’ils puissent s’y identifier pour augmenter leur propre motivation. D’autre part cette transparence est également importante pour nos clients actuels et futurs.
Nous avons engagé un conseiller externe afin d’effectuer une évaluation des logiciels existants. Nous avons analysé ce que les autres sociétés de Suisse allemande utilisaient. Les offres reçues ont été étudiées en détail. La société Eberhard SA nous a accueillis un jour entier et nous avons regardé comment ils utilisaient Bau financials. Nous avons évidemment posé de multiples questions. Nous avons obtenu une recommandation très convaincante ce qui est évidemment fort précieux de la part d’un de nos concurrents. Heinz Eberhard nous a fait part de sa propre analyse d’évolution. Nous avons rapidement décidé : Bau financials est également fait pour nous! Il ne s’agit pas d’une solution bon marché, mais elle présente un niveau de qualité et de fonctionnement excellent et est garante de perspectives d’avenir certaines. Lorsque nous achetons une machine de chantier, elle coûte, disons, 300.000 Fr. Il s’agit d’un engin de travail pour un seul homme,“ argumente Theler. „Avec Bau financials, 15 personnes sont concernées. Cela vaut la peine de miser sur la qualité. Nous désirons conserver le logiciel pour 12 à 15 ans, au moins jusqu’au changement de génération dans l’entreprise.“
Une solution complète pour l’ensemble du domaine commercial
Esther Zimmermann, responsable commerciale, commente: “Depuis le 1.1.2004 nous travaillons avec BAU financials. Nos sociétés sont gérées en tant que mandants. Nous utilisons la comptabilité financière, analytique, la gestion des immobilisations, des matériaux et des engins.“ „Egalement la gestion des salaires et le module Trab pour la facturation de nos sites externes (sable, gravier, béton). Madame Agnes Jossen est l’utilisatrice principale de Trab. Nous sommes encore dans une phase d’expérimentation dans le domaine de la facturation du sable et béton, nous testons les différentes possibilités qu’offre le programme. Nous devons encore introduire le programme au dépôt.
Le système est très simple à utiliser et parfaitement stable. Tout fonctionne sans aucune perturbation,“ rajoute le chef du personnel Philippe Berchtold. „Toutes les données de base sont gérées de manière unique et intégrée. C’est très performant,“ surenchérit madame Zimmermann. Les possibilités d’analyse et d’édition sont très flexibles – standards, mais aussi personnalisables par l’usage de filtres. Si je souhaite savoir par exemple, quel CA a fait un client le mois passé, il suffit d’un simple clic pour le voir. Toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de l’entreprise sont présentes. La comptabilité analytique de six mandants représente une grande quantité de données à traiter que Bau financials maîtrise parfaitement. La gestion est centralisée pour tous et évite les doubles saisies. Chaque écriture est automatiquement imputée dans le bon mandant. Je peux établir n’importe quel relevé de compte désiré, je peux générer les factures et imputer les prestations externes et inter-mandants.“ Monsieur Berchtold cite l’exemple des prestations de transport des camions de Theler Dienstleistungs SA pour la gravière: „Nous effectuons encore le déclenchement des factures manuellement, car nous sommes encore dans la phase d’étude de l’optimisation des flux et que nous souhaitons pour l’instant tout contrôler. Plus tard cela sera naturellement automatisé. Un autre exemple: L’excellente base de données relationnelle nous permet d’appeler toutes les données mémorisées sous la forme désirée à n’importe quel moment. Chacun peut ainsi demander la préparation de n’importe quel document en un temps très rapide. Cela facilite l’acquisition de mandats et améliore le service à la clientèle.“
„Nous avons introduit nouvellement la technique du coût direct par décompte de marge,“ ajoute madame Zimmermann. „Ceci est pour nous très important pour toutes les calculations futures. Je suis toujours étonné de constater le nombre d’analyses et d’éditions que nous pouvons réaliser ad hoc à l’écran. Nous avons continuellement accès à toutes les opérations du système, par ex. dans les débiteurs, nous pouvons visualiser à l’écran toutes les imbrications qu’une écriture a générées et accéder en détail à chacun des documents, ceci est un très grand avantage.“
„Nos conducteurs de travaux sont dorénavant équipés de laptops“, m’explique Max Theler. „Ils peuvent ainsi saisir eux-mêmes leurs données – heures main d’œuvre et machines, matériaux et prestations de tiers livrés et consommés – d’une manière électronique. La gestion pénible des rapports de travail est pour nous une affaire classée. Les conducteurs de travaux transmettent les données complètes à la comptabilité. Ils pourront dans la prochaine étape analyser eux-mêmes l’évolution des chantiers dans Bau financials.“
Philippe Berchtold poursuit avec enthousiasme: „Egalement le module de gestion des salaires est conçu d’une manière très logique et présente la même interface qu’une application Microsoft. Après avoir effectué la saisie de toutes les données de base, nous avons pu vérifier que le programme est de très haute qualité: Utilisation sans aucun problème – résultats immédiats. Nos collaborateurs ont simplement remarqué par la fiche salaire que quelque chose avait changé. L’ancien système fonctionnait sous DOS avec des masques de saisie rigides. Le nouveau programme est très ‚ouvert’. On peut tout changer. Afin d’éviter que de trop grandes modifications involontaires soient faites, il est possible d’activer des protections en jouant sur les droits des utilisateurs. Tous les éléments de la fiche salaire peuvent faire l’objet d’éditions libres. Ceci est également nouveau pour nous. Plus on s’investit dans le programme, plus on découvre de nouvelles possibilités, comme dans un jeu. Des procédures de test sont en tout temps possibles. Cela permet de constater les effets sur les autres fonctions. Des valeurs par mois ou des cumuls annuels – et cela en temps réel, puis les valeurs seront actualisées avec les données test. Chaque écriture peut être suivie historiquement. Ainsi j’ai pu constater deux mois après que j’avais commis une erreur lors de la saisie dans une fiche d’un collaborateur. Les conseillers du logiciel nous offrent un support excellent. On remarque qu’ils connaissent bien la branche ce qui permet de résoudre rapidement nos éventuels problèmes.“
„Nemetschek nous a procuré avec Bau financials un outil extrêmement flexible. Cela nous apporte efficacité, soutien et profitabilité. Des gains sur le plan opérationnel aussi car cela nous libère pour d’autres travaux. Il nous incombe maintenant d’optimiser notre maîtrise du produit pour les prochains mois et années. Cela ne sera pas nécessairement facile mais nous sommes absolument certains d’y parvenir grâce à l’appui de ce partenaire solide et à ses collaborateurs compétents et disponibles“, conclut Max Theler.