Einrichtung und Verwaltung mit Bau für Windows
von Dipl.-Betriebswirt (FH) Juan Martinez
Alle Bauunternehmen benötigen für die tägliche Arbeit Stammdaten, um effizient mit einer Branchensoftware arbeiten zu können. Meist ist eine Vielzahl solcher Daten im Unternehmen vorhanden, allerdings verteilt über verschiedene Programme und Datenbanken. So werden Adressen oft in Outlook angelegt, weil man Kunden, Lieferanten und Nachunternehmern sowie Architekten von dort leicht E-Mails schreiben kann.
Die Preise für Artikel finden sich in Excel-Listen bzw. Katalogen der Baustoffhändler; die Vorgabezeiten in den Handbüchern der jeweiligen Gewerke und die LV-Positionen, die man häufig benötigt, sucht man sich in zuvor bearbeiteten Projekten zusammen – und diese Liste lässt sich fast beliebig fortführen. Wir wundern uns immer wieder darüber, dass diese Daten nicht von vornherein in Bau für Windows eingefügt werden.
Zusammenführung von Stammdaten in Bau für Windows
Nehmen wir als erstes die Adressen. Man benötigt Adressstammdaten, um einen Vertrag zu schließen, um eine Rechnung zu schreiben und um danach eventuell eine Mahnung zu verschicken. Adressen werden aber auch verwendet, um mit dazugehörenden Personen Kontakt aufzunehmen. Wie man sieht, arbeiten mehrere – wenn nicht gar alle – Abteilungen mit demselben Stammdatum, leider oft neben- und nicht miteinander. Das lässt sich leicht ändern: Wenn eine Adresse mit einem „sprechenden“ Matchcode angelegt wird, kann sie sehr schnell und effektiv (wieder)gefunden werden, um eine Buchung auf dem Personenkonto zu machen oder auch um eine E-Mail zu schreiben. Damit können alle weiteren Schritte aus Bau für Windows erledigt werden, ohne dass man zusätzliche Informationen aus anderen Anwendungen suchen muss. Weitere Stammdaten, die ein Unternehmen benötigt, sind Materialien, Geräte, Vorgabezeiten und ein Pool an bereits fertig kalkulierten Positionen.
Materialien können sowohl in eigenen Preislisten als auch in Preislisten von Lieferanten geführt werden. Dafür stehen unter anderem die DATANORM-Schnittstellen zur Verfügung. Auf diese Materialien und Preise kann dann in der Kalkulation zugegriffen werden, auch wenn das Material in der eigenen Preisliste nicht vorkommt, sondern nur in der Preisliste des Lieferanten.
Manchmal hören wir, das Abspeichern von Preisen sei nicht sinnvoll, weil sich der Preis von Kalkulation zu Kalkulation verändert. So hänge z.B. bei Beton der Preis auch davon ab, wo die Baustelle liege, usw. Das ist natürlich richtig, aber ein vorhandenes Stammmaterial kann schnell und effektiv in der Objektkalkulation mit dem neuen Preis aktualisiert werden, wenn es denn angelegt ist, während alle „freihändig“ erfassten Materialien auch manuell geändert werden müssen. Ein vorhandenes Material im Stamm spart also Zeit bei der Bearbeitung.
Ebenso verhält es sich mit den Geräten und den Vorgabezeiten, während die Stammkataloge noch weitere Vorteile bieten. Zum einen wird die Kalkulation verkürzt, weil man auf Bausteine zurückgreifen kann, zum anderen können die Stammkataloge mit Gewerken verknüpft werden, so dass die in Frage kommenden Nachunternehmer für die Ausschreibung schon vorgeschlagen werden können. Auch diese Funktionalität ist nur mit vorhandenen Stammdaten sinnvoll nutzbar.
Abb. Nemetschek stellt auf Wunsch gerne Musterdaten zur Verfügung, bei denen nur noch die aktuellen Preise eingetragen werden müssen - hier ein Elementestamm (zum Vergrößern bitte auf die Grafik klicken)
Nemetschek Bausoftware berät gerne bei der Einrichtung von Stammdaten
Wir unterstützen, falls gewünscht, auch gerne bei der Einrichtung von Stammdaten. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung bei der Einführung von ERP-Software können wir hilfreiche Hinweise geben, auf was im Detail zu achten ist. Wir schauen, in welcher Form Daten schon vorliegen und können beurteilen, ob eine Neuerfassung oder eher eine Überarbeitung nötig ist.
Auch für langjährige Bau für Windows-Kunden oder Kunden mit Stammdaten, die vielleicht lange nicht gepflegt wurden oder nicht sorgfältig genug erfasst sind, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, einen sauberen Stammdatenpool aufzubauen.
Wichtig ist auf jeden Fall, sich im Unternehmen auf eine gemeinsame Sprachregelung bei der Anlage von Daten zu verständigen. Schließlich sind alle Anwender Individuen, die eigene Ideen und Gedanken haben, d.h. sie legen Stammdaten ohne Absprache nach ihren eigenen Vorstellungen an. Man muss sich daher unbedingt auf einen Matchcode einigen, der von jedem im Unternehmen verstanden wird bzw. dessen Aufbau sich leicht erschließt. Trotz aller heute selbstverständlich vorhandenen Möglichkeiten zu suchen ist ein einfacher und klarer Matchcode immer noch die schnellste Möglichkeit, Daten zu finden und zu verwenden. Nehmen wir an, man sucht Materialien für Mauerwerk und weiß, der Matchcode beginnt mit MW, dann KS für Kalksandstein, dann reichen wenige Tastendrücke aus, um den gewünschten Artikel aufzurufen.
Es empfiehlt sich außerdem, den Personenkreis derjenigen, die Stammdaten ändern können, möglichst klein zu halten – die meisten Kollegen benötigen schließlich nur Leserechte. Vielleicht ergibt es auch Sinn, einen „Stammdatenverantwortlichen“ festzulegen, der auf neu angelegte Daten achtet und diese im Bedarfsfall korrigieren lässt oder selbst korrigiert.
Am besten auf Vorlagen zurückgreifen
Bei den Buchhaltungsdaten kann man ggf. auf bestehende Kontenrahmen zurückgreifen. Die Firma DATEV hat die so genannten Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 entwickelt, die auch für unterschiedliche Branchen verfügbar sind, z.B. existieren „Kontenrahmen Bau“. Diese Kontenrahmen sind bei Banken, Steuerberatern und -prüfern weit verbreitet und bekannt, d.h die Nutzung der DATEV-Kontenrahmen erleichtert die Arbeit der Prüfer, macht eine Betriebswirtschaftliche Auswertung, Bilanz und GuV für die Banken leichter interpretierbar. Bei den technischen Stammdaten und Adressen gelten unsere Empfehlungen (s.o.)
Auf Wunsch stellen wir auch gerne kostenlose Musterstammdaten zur Verfügung. Diese Musterdaten enthalten natürlich keine aktuellen und für jede Region gültigen Preise, sind aber für die allermeisten Bauunternehmen ideal als Basis für eigene Stammdaten (Elemente, Zeitwerte, Geräte) geeignet.
Korrektur von Fehlern
Trotz aller Sorgfalt lassen sich Fehler bei der Eingabe / Pflege von Stammdaten nicht immer vermeiden. Manche sind leicht zu korrigieren. So lässt sich eine falsch eingegebene Firmenadresse beispielsweise jederzeit ändern. Andere Falscheingaben sind leider nicht ohne weiteres rückgängig zu machen, z.B. in der Finanzbuchhaltung. Gemäß der derzeit gültigen GDPdU (Grundsätze ordnungsgemäßer digitaler Prüfung der Unternehmen) muss ein Stammdatum, das buchhalterisch angesprochen wurde, 10 Jahre digital aufbewahrt werden wie der dazu vorhandene Beleg.
Dies bedeutet, wenn ein Konto angelegt und bebucht wurde, muss es 10 Jahre mitgeführt werden. Dies betrifft dann leider auch die falsch angelegten Konten. In so einem Fall bieten wir gerne Unterstützung an, wie man mit solchen Konten verfahren kann.
Fazit
Bau für Windows ermöglicht eine einfache Anlage und Verwaltung von Stammdaten. Man wird von dem Programm nicht in einen engen Rahmen gezwungen, sondern kann sein Wunschsystem aufbauen. Wir stellen als Basis auch gerne unsere kostenlosen Musterdaten zur Verfügung. Wenn man einige wenige grundsätzliche Dinge berücksichtigt, erhält man schnell einen guten, vielseitig verwendbaren Stammdatenbestand, der die Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtert und verbessert. Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gerne.