Citation de Roland Erb, Directeur administratif de Specogna SA: „Notre choix s’est porté sur 4 produits. Le produit de la société DOMUS, que je connaissais de mon précédent job. Mes collègues avaient assisté à plusieurs présentations de la SSE sur ‚Baubit admi’. Nous savions qu’il ne fonctionnait pas encore. La solution SAP a été vite abandonnée car elle entraîne des coûts de maintenance et de support beaucoup trop importants. Bau financials est le numéro 1“.
„Bau financials va devenir très rapidement le n° 1 sur le marché suisse du logiciel, dans le secteur de la construction", estime Roland Erb. Il est le Directeur administratif à la fois de Specogna SA et de la filiale Scheifele, deux sociétés qui ont fait l’acquisition de ce progiciel de branche. „Les bonnes choses ne restent pas
longtemps cachées et nous nous y sommes intéressés rapidement. Depuis lors, nous ne faisons d’ailleurs pas un secret de notre excellente expérience et avons soutenu la société Nussbaumer dans son évaluation. Depuis 1997, le cercle des utilisateurs de ce produit ne cesse d’ailleurs de s’élargir.“
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Investissements judicieux dans l’outil de travail et le matériel
Une des compétences clé de Specogna Bau SA se situe dans la construction d’appartements classiques, de bureaux et de locaux industriels. Avec 220 collaborateurs, la société a une orientation très régionale et est présente sur presque tous les grands chantiers de la région zurichoise. Avec ses participations aux consortiums, elle a atteint un CA de 40 mios CHF en 2001. Elle possède en Suisse une place dominante dans le domaine du génie civil et participe massivement aux travaux d’agrandissement de l’aéroport Unique de Zurich. Sa maîtrise en ce domaine lui a déjà permis d’intervenir à l’étranger. L’entreprise a également enregistré des succès importants dans la construction de tunnels et de ponts, grâce à sa grande maîtrise technique et son organisation minutieuse en matière de planification et de logistique. Specogna a découvert rapidement le potentiel du marché de la construction d’installations de télécommunication (avec contrat écologique). Pour conserver cette place dominante, une grande attention est portée aux technologies nouvelles en consentant des investissements importants. La motivation des employés est une priorité.
Quant Roland Erb a repris la direction administrative de la société au début 2000, ‚BauBit II' était encore en service. Une nouvelle solution pour remplacer ce programme vieillissant s’imposait, afin de pouvoir optimiser la gestion de l’entreprise. Malgré un surcroît de travail lié à la fondation de la SA, à des changements de personnel et à une refonte complète du système de la comptabilité analytique (passage du coût complet au système de marge contributive), Bau financials a été mis en service en janvier 2001 avec le début de l’exercice 2001.
„Le logiciel neutre NAVISION Financials, avec sa propre technologie de base de données et ses fonctionnalités générales, m’avait déjà impressionné en 1998 à Orbit. Mais on était loin d’un système permettant de satisfaire le secteur de la construction“, résume le gestionnaire, passionné d’informatique. „Un ancien employé de Lerch SA, fraîchement engagé, nous a remis une documentation sur ‚Bau financials’, que la société de Winterthour avait acheté. Le progiciel de Nemetschek Bausoftware (à l’époque Henke & Partner) est bâti sur la base Navision et intègre une palette complète de fonctions propres à la construction en respectant les contraintes spécifiques à la Suisse. Après la démonstration du progiciel dans nos locaux, il était devenu évident pour tous les participants : BAU financials était le numéro 1. L’investissement a été débloqué très rapidement en comité de direction et le contrat signé.“
Nettement moins de papier avec Bau financials
„Nous avons profité du démarrage du nouveau système pour tout réorganiser. La structure du plan comptable a été modifiée avec introduction d’une nouvelle numérotation. L’ancienne structure détaillée des charges par nature (CPN) a été simplifiée si bien qu’elle correspond maintenant à celle du plan comptable.“, nous confie Madame Priska Risch, responsable des Salaires et COFI. Roland Erb explique: „Le niveau de détail doit être dicté par les besoins réels et pratiques du chef de chantier. Par expérience, des solutions simples mais claires sont parfaitement acceptées. Nous affirmons que nous travaillons actuellement très efficacement avec bien moins de papier que par le passé, également dans l’analytique.“
Priska Risch poursuit: „Les données de base de l’ancien système n’ont pas été converties. Le temps passé à vérifier et à corriger 2500 créanciers nous a paru trop important. Nous avons installé le nouveau logiciel en automne 2000 et démarré la formation. Dès cet instant, à chaque réception de factures fournisseurs, nous avons, parallèlement à la saisie dans l’ancien système, procédé à la création de l’adresse complète dans Bau financials. Soit environ 50 créanciers par jour, ce qui s’est avéré tout à fait faisable. Au 1.1.2002 tout avait été saisi. Cela nous avait également permis de maîtriser le nouveau progiciel.“
Monsieur Erb intervient: „J’étais d’un avis contraire. Avec la société Scheifele, 3500 adresses, dont des consortiums, ont été reprises par conversion de fichiers. Cette opération a parfaitement réussi avec Bau financials et les deux méthodes sont donc possibles. A la condition évidemment que l’ancien programme soit capable de générer les données dans le juste format approprié.“
Conversion sans aucune panique
„Naturellement nous avons effectué quelques heures supplémentaires lors de la conversion. Cela a été limité à une courte période. Aucun module administratif ne nous a posé le moindre problème“ constate fièrement Monsieur Erb. „Les salaires ont été payés ponctuellement, la COFI a tout de suite fonctionné: les fournisseurs ont été payés, les factures établies et les paiements encaissés – pas la moindre panique en janvier. Idem pour la CAE. En ce qui concerne la gestion des engins et du matériel ainsi que pour la gestion du dépôt avec facturation des prestations aux tiers (consortium), nous devons nous en prendre à nous-mêmes, s’il a été nécessaire de modifier notre installation. Ce module est très performant mais c’est certainement celui qui est le plus complexe, de par ses nombreux liens avec les autres modules. Nous n’avons pas suffisamment prêté attention à cet aspect lors de l’introduction. Les vastes possibilités de paramétrisation, notamment pour la tarification des engins, ne nous sont apparues que tardivement.
Le passage du Coût complet à Marge contributive entraîne notamment la gestion du parc machine en Centre de profit – un changement radical par rapport au décompte des engins en CDC.
Une informatique flexible avec ouverture sur l’avenir
„En tant qu’analyste, j’apprécie particulièrement la flexibilité de Bau financials en matière de modification et d’ajout“ surenchérit Monsieur Erb. „Le passage de BauBit II à Bau financials peut être comparé au passage d’une ancienne petite voiture à une limousine luxueuse et moderne. BAU financials est très convivial et simple à utiliser. La formation des nouveaux utilisateurs est très rapide, même s’ils ne maîtrisent pas immédiatement toutes les finesses. La gestion centralisée des données dans une base de données très performante vous permet d’obtenir l’information en temps record. Le facteur vitesse de traitement joue naturellement un rôle primordial dans les grandes sociétés.
Nous avons introduit un système à 4 niveaux pour assurer la gestion des consortiums. Le niveau le plus bas est le contrat complémentaire. Je dispose à ce niveau d’une analyse qui m’indique les charges pour chaque position du contrat d’entreprise. Je peux également procéder à l’analyse selon le principe administratif sans devoir recréer toute l’analyse. A ma connaissance, Bau financials est le seul à offrir cette possibilité.
L’approche hiérarchique et la représentation sont idéales. Exemple: je souhaite voir le CA en premier, puis les charges de salaire ou autres. Il est possible de changer entre différents niveaux de données, appeler des colonnes, choisir la période, établir des comparaisons – une flexibilité inégalée. En plus le système dispose de possibilités d’exportation des données en format ODBC. Cette fonction est particulièrement appréciée par nos techniciens qui aiment traiter les données dans Excel“, cite Monsieur Erb en tant qu’avantage. Madame Risch complète: „Le navigateur est tout simplement exceptionnel. Par exemple dans les salaires, je peux sauter en tout temps d’un niveau à l’autre et obtenir pour une donnée précise, le détail de tous les enregistrements concernés.
... et si quelque chose coince
„Produit et service sont sur le même niveau de qualité. Jusqu’à présent, il ne m’a jamais été donné de travailler avec des gens si compétents dans le service et dans le conseil. Nemetschek Bausoftware nous offre un service de grande qualité. Ce véritable partenariat représente, pour nous, un critère d’une extrême importance
et je n’arrête pas de le signaler à tous les intéressés d’autres entreprises qui se manifestent“, conclut Monsieur Erb.