Bau für Windows als Controllinginstrument im Nachunternehmerbereich
Wolfgang Götz, Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH
Bau für Windows leistet im Programmbereich „Nachunternehmer“ weit mehr als nur die AVA – sprich, die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Leistungen. Es bietet dem Anwender vielmehr einige Möglichkeiten, die Arbeit zu vereinfachen, denn weitere wichtige Prozesse rund um das Arbeiten mit NUs werden von der Software unterstützt. Sie lassen sich integriert mit der Kalkulation und der Buchhaltung abbilden.
Ausschreibung und Vergabe als Kernprozesse
Die grundlegende Anforderung an den Bereich „Nachunternehmer“ ist offensichtlich: die beiden wesentlichsten Prozesse abzudecken, nämlich die Ausschreibung und Vergabe von Leistungen. In der Angebotsphase gilt es, eine zuverlässige und abgesicherte Kalkulation für ein Angebot zu erstellen, wobei über NU-LVs aktuelle, genau auf die Projektmengen abgestimmte Marktpreise eingeholt werden. In der Auftragsphase steht die Vergabe von Leistungen an Nachunternehmer im Vordergrund. Insofern stellt dieser Programmbereich zunächst einmal ein „klassisches“ Instrument der Beschaffung dar.
Nebenbei bemerkt: Materialpreise können natürlich auf exakt dem gleichen Wege angefragt werden, sofern die LV-Positionstexte sich hierfür eignen. Besonders interessant ist dabei, dass Projekte, in denen sowohl Eigenleistung als auch Nachunternehmerleistungen vorkommen, durchgängig bearbeitet werden können. Zusätzlich wird z.B. ein vollständiges Kalkulationsschlussblatt erstellt, in dem die Kosten der Eigenleistungen nach Kostenartengruppen wie Lohn, Material, Gerät gegliedert werden. Gleichzeitig werden die NU-Leistungen gegliedert – und zwar nach Kostenartengruppen, die den Vergabeeinheiten oder Gewerken entsprechen.
Abbildung 1: Ein vollständiges Kalkulationsschlussblatt wird erstellt (Zum Vergrößern bitte auf die Grafik klicken)
Ab der Version 2009 bietet Bau für Windows nun vier verschiedene Möglichkeiten, wie die Ausschreibungsunterlagen zum Nachunternehmer gelangen können: als GAEB-Datei, als pdf-Datei, als Exceltabelle mit geschützten Zellen, bei denen der NU nur die EPs ausfüllen kann, und schließlich als Ausdruck in Papierform. Derzeit ist der Weg über die Exceltabelle am beliebtesten, denn nicht jeder NU verfügt über eine GAEB-fähige Software, aber fast jeder über MS Excel. So kann der Vorteil genutzt werden, die angebotenen Preise nicht abschreiben zu müssen, um einen Preisspiegel anzufertigen. Da die Dateien (GAEB, Excel, pdf) immer häufiger per Mail zugestellt werden (statt auf Datenträger mit der Post), wurde in Bau für Windows auch das direkte Mailen aus der Softwareanwendung heraus eingeführt.
Abrechnung und Rechnungsprüfung von NU-Leistungen
Als nächster Programmschritt folgt logisch die Verarbeitung der Abrechnung der NU-Leistungen. Um bei der Rechnungsprüfung effizient zu arbeiten, sollten die Eckdaten des NU-Vertrags im System hinterlegt werden wie z.B. Skontovereinbarungen, Kürzungen für Mitnutzung des Krans, etc.
Liegt ein Einheitspreisvertrag vor, so können die vom NU abgerechneten Mengen importiert (MS Excel) oder erfasst werden. Das dient sowohl der rechnerischen Rechnungsprüfung und Mengenprüfung als auch der Feststellung des Leistungsstandes des NU. Wurden die Mengen der NU-Rechnung erfasst/importiert, so können diese – ganz im Sinne einer Integration – für die eigene Abrechnung gegenüber dem Bauherren verwendet werden.
Controlling von Nachunternehmerleistungen
Aus der Summe, die sich gegenüber dem Auftraggeber für ein Gewerk abrechnen lässt, einem Prozentsatz für Allgemeine Geschäftskosten sowie einer Gewinnerwartung errechnet sich ein Vergabebudget einer Vergabeeinheit. Stellt man diesem Budget nun die tatsächliche Vergabesumme gegenüber, so erhält man den Vergabegewinn bzw. –verlust des Gewerks. Muss man nun noch Rückstellungen z.B. für Risiken oder drohende oder bereits eingegangene Nachtragsangebote des NU berücksichtigen, so ergibt sich daraus die Hochrechnung auf die Vergabesumme. Zieht man vom Vergabebudget die die Hochrechnung der Vergabe ab, so kann man auf einen Blick das Ergebnis pro Gewerk erkennen.
Bau für Windows stellt diese Werte in einer übersichtlichen Tabelle dar, in der auch alle Vergabeeinheiten zusammengefasst werden können, so dass man immer das gesamte Objekt überblickt. In derselben Tabelle lassen sich auch die Spalten Abrechnungsstand und Leistungsstand des NUs anzeigen. Zieht man von der Auftragssumme (gegenüber dem Bauherren) die Abrechnungssumme (des NU) ab, so ergibt sich der Deckungsbeitrag des Gewerks als Betrag und prozentual. Solange das Gewerk noch nicht schlussgerechnet ist, wird natürlich nicht die Abrechnungssumme des NU herangezogen. Vielmehr wird ersatzweise die Hochrechnung auf die Vergabe angesetzt. So hat man zu jedem Zeitpunkt eine Hochrechnung auf das Baustellenergebnis insgesamt sowie eine detaillierte Analyse jedes einzelnen Gewerks bzw. jeder einzelnen Vergabeeinheit.
Bieterauswahl auf Basis einer NU-Datenbank
Viel zu häufig setzen Bau für Windows Anwender Insellösungen für die Verwaltung von Nachunternehmerdaten ein – meistens, um zu einer NU-Adresse die Ansprechpartner mit ihren Kontaktdaten, die vom NU ausführbaren Gewerke, Informationen zur Qualität des NU, dessen regionalen Einsatzbereich u.v.a.m. zu verwalten. Aber genau dies alles könnte problemlos auch in Bau für Windows abgelegt werden – mit dem Vorteil, bei der Bieterauswahl dann direkt auf solche Informationen zugreifen zu können.
Abbildung 2: Mit Bau für Windows lässt sich einfach eine Bieterliste erzeugen (Zum Vergrößern bitte auf die Grafik klicken)
Bei gleichzeitigem Einsatz der kaufmännischen Module erscheinen auch die Umsätze, die mit dem betreffenden Nachunternehmer getätigt wurden, im Nachunternehmerstamm getrennt nach aktuellem Jahr und zwei Vorjahren.
Fazit
Wenn Sie als Bau für Windows Anwender regelmäßig Leistungen an Nachunternehmer vergeben, sollten Sie prüfen, ob in den damit verbundenen Prozessen noch Optimierungen durch den Einsatz von Bau für Windows erfolgen könnten. Unsere Mitarbeiter unterstützen Sie gerne bei diesen Überlegungen. Wir beraten Sie auch bei der Fragestellung, wie Sie Ihre Bau für Windows Kalkulationssoftware mit der CAD-Lösung Allplan koppeln können, um auf dem Wege zu einer extrem schnellen Mengenermittlung bei Ihren Schlüsselfertigbau-Projekten zu kommen.
Abbildung 3: Nachunternehmervertragsverwaltung in Bau für Windows (Zum Vergrößern bitte auf die Grafik klicken)