Ein Tabu-Thema in der Bauwirtschaft?
Traditionelle Abläufe modernisieren
Viele organisatorische Abläufe sind historisch gewachsen. Sie waren lange Zeit ausreichend gut. Die heutige Herausforderung erfordert aber ein Umdenken – auch am Bau.
Die technischen Voraussetzungen an Hard- und Software für modernere Organisation der Abläufe existieren mittlerweile bereits seit Jahren am Markt und wurden entsprechend dem technischen Fortschritt (Mobilfunk, GPS) immer weiter entwickelt. Beispielsweise ist eine GPS-gestützte Geräteverwaltung mit automatischer Buchung der Bewegungsdaten auf dem jeweiligen Baustellenkonto heute keine Zukunftsoptionen mehr, sondern bereits in einigen Unternehmen praktizierte Realität.
Trotz alledem haben bisher erst wenige deutsche Bauunternehmen solche moderne Technik eingeführt. Zugegeben, die erforderlichen Investitionen lassen sich nicht aus der Portokasse bezahlen, doch die Investitionen rechnen sich. Ein Beispiel:
Einsparpotenziale suchen und nutzen
Mit der Einführung einer elektronischen Aufzeichnung der Arbeitszeiten wird dem Mitarbeiter erstmals selbst die Verantwortung für die korrekte Arbeitszeiterfassung übertragen. Für Fehlbuchungen und damit verbundene fehlerhafte Entgeltabrechnung ‚haftet’ der Mitarbeiter somit selbst.
Die Praxis hat gezeigt, dass die Akzeptanz der elektronischen Zeitdatenerfassung durch die Mitarbeiter in kurzer Zeit einsetzt - trotz anfänglicher Ablehnung. Die Zeiterfassungsterminals selbst tragen wesentlich dazu bei. Sie sind speziell für den Einsatz auf Baustellen entwickelt worden und zeichnen sich durch einfachste Bedienung aus. Die Terminals können stationär, mobil oder fest in Maschinen und Fahrzeuge betrieben werden.
Die ‚Zettelwirtschaft’ und die fehleranfällige manuelle doppelte Erfassung der Arbeitsstunden entfällt. Die elektronisch erfassten Arbeitszeiten stehen der Personalabteilung und dem Controlling zeitnah zur Verfügung, bis einschließlich Vortag.
Der größte Nutzen des Systems liegt in der Zeit- und damit Kostenersparnis. Bauleiter, Polier, Personal- und Controllingabteilung gewinnen Zeit zur Erfüllung ihrer primären Aufgaben.
Die eigentliche Kosteneinsparung wird jedoch dadurch erzielt, dass die tatsächliche Arbeitszeit (Beginn und Ende) korrekt aufgezeichnet wird – auch bei wechselnden Baustellen am gleichen Tag.
Bereits in der Einführungsphase, in der die manuelle und elektronische Zeitdatenerfassung in der Regel parallel betrieben werden, zeigt sich, dass die manuelle Zeitdatenerfassung durchschnittlich je Mitarbeiter und Arbeitstag um 15 Minuten zu hoch ausfällt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter selbst oder der Vorgesetzte die Arbeitsstunden aufzeichnet.
Das Einsparungspotenzial lässt sich nach folgender Formel abschätzen:
M
(Anzahl Mitarbeiter) * 0,25 Std.
(15min/Tag) * A
(Arbeitstage Jahr) * S
(Stundensatz) = E
(Einsparungspotential)
Beispiel: 100 Mitarbeiter, 200 Arbeitstage, 25,00 € Stundenverrechnungssatz
100 * 0,25 * 200 * 25,00 € = 125.000 €
Dieses auf nur ein Jahr hochgerechnete Einsparungspotenzial sollte doch ein gutes Argument für den vergleichsweise viel geringeren einmaligen finanziellen Einsatz sein. Denn an Investitionskosten, einschließlich der Schulung der Mitarbeiter, muss beim aufgezeigten Beispiel mit durchschnittlich 60.000 € kalkuliert werden.
Die Amortisationszeit beträgt also nicht einmal 6 Monate.
Hilfe durch erfahrene Partner
Moderne ERP-Systeme verarbeiten die bereit gestellten Daten zeitgesteuert in den Nachtstunden. Die Zeitdaten liegen den Mitarbeitern der Personal- und Controllingabteilung am nächsten Arbeitstag vor, wie die Abbildung am Beispiel der Branchenlösung Bau financials von Nemetschek zeigt.
Das Softwarehaus hat die Produkte mehrerer Hersteller der mobilen Erfassungssysteme mit seinen Kunden im Praxis-Einsatz getestet.
Die dabei gesammelten Erfahrungen und praktische Tipps zur Einführung werden anderen Interessenten gern weiter gegeben.