von DMS-Experte Thorsten Sprenger
Elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Dass sich mit solchen Instrumenten sogar Geld sparen lässt, hat sich noch nicht überall herum gesprochen. Deshalb hier ein Beispiel aus der Praxis:
Moderne ERP-Lösungen unterstützen die tägliche kaufmännische Routine enorm. Sie vereinfachen viele Organisations- und Arbeitsabläufe. Wer mit einer der Nemetschek Branchenlösungen ‚Bau financials
’ oder ‚Bau für Windows’ arbeitet, kann z.B. mit dem ‚Rechnungseingangsbuch’ relevante Informationen aus den Eingangsbelegen vorerfassen und nutzen, bis die freigegebenen Belege ‚physisch’ zur Buchung zurückkehren. Doch die wirklich effiziente Bearbeitung solcher Belege umfasst weit mehr. Es lohnt, den ‚Prozess genau dazwischen’ zu analysieren und durch Einsatz elektronischer Hilfsmittel zu optimieren.
Nemetscheks ERP-Systeme bieten dafür mit dem voll integrierten DMS ‚DocuWare das ideale Werkzeug. Weil das Dokumenten-Management hier nicht - wie bei einigen anderen Anbietern - parallel eingesetzt, sondern direkt in allen Teilen der Anwendung genutzt wird, ergeben sich viele Vorteile. Erhöhte Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit durch schnellere und durchschaubare Prozesse sind ein deutliches Ergebnis.
Einfachheit, Sicherheit und Durchblick bei allen Abläufen
Der ‚JobRouter’ erlaubt Ihnen jetzt sogar, Ihre dokumentbasierenden oder auch papierlosen Prozesse zu modellieren – als unternehmensweite Workflow-Automation. Dieses Tool unseres Partnerunternehmens (mehr auch unter
www.jobrouter.net) zeichnete die Initiative Mittelstand auf der CeBIT mit dem Innovationspreis 2007 aus.
Der Benutzer benötigt nur einen Browser. Die Administration des laufenden Systems und die Entwicklung der Geschäftsprozesse erfolgt ebenfalls über den Webbrowser. Mit einer grafische Oberfläche - dem Workflow Designer – lassen sich die einzelnen Arbeitsschritte sowie die Geschäftsregeln definieren. Für jeden Schritt kann ein eigener Dialog zur Anzeige und zum Editieren der Vorgangsdaten erstellt werden. Diese Daten können problemlos zwischen dem Workflow und ERP Bereich ausgetauscht bzw. aktualisiert werden, damit sind Mehrfacherfassungen passé. Es ist sogar möglich Prozesse einzubeziehen, für die sonst keine Softwareunterstützung zur Verfügung steht. Innerhalb kürzester Zeit und bei einfachster Handhabung eröffnen sich Ihnen damit Möglichkeiten, jeden gewünschten Geschäftsprozess und die damit verbundenen Arbeitsabläufe abzubilden, zu gestalten und zu automatisieren. Mit Hilfe von Regeln können Sie den Weg und die Beschaffenheit der weiterzuleitenden Daten beliebig verändern. Mit Ergänzungsmodulen lassen sich Regeln für Urlaubsvertretungen einrichten und sogar Vorgänge automatisieren, die sonst den vorgegebenen Standard-Zeitablauf durchbrechen würden.
Mehr Transparenz mit optimierten Geschäftsabläufen
Dokumente - wie Eingangspost, Lieferscheine oder Rechnungen - lassen sich aber auch mit dem vor allem für kleinere Unternehmen sinnvollen ad hoc Workflow-Modul ‚Content-Folder’ virtuell verteilen, kommentieren und - mit elektronischem Stempel versehen - an den nächsten Sachbearbeiter weiterleiten.
Der Einkäufer erstellt sich beispielsweise zur Rechnungsprüfung eine ‚Mappe’ mit Verknüpfungen auf neue Dokumente im Rechnungsarchiv. Wird nun in der Poststelle eine eingehende Rechnung gescannt und im Archiv abgelegt, erscheint sie automatisch in der Mappe des Einkaufs.
Stark verkürzt könnte der Prozess so fortgeführt werden: Der Einkauf oder Kostenstellenverantwortliche versieht die neue Rechnung mit seinen digitalen Bemerkungen und ändert den Status des Dokuments durch einen elektronischen Stempel von ‚neu’ in ‚geprüft’. Sobald der Buchhalter seine Mappe öffnet, findet er ohne Zutun den Beleg mit dem Eintrag ‚geprüft’ an seinem Arbeitsplatz. Er kann fehlende Daten nacherfassen und unmittelbar buchen. Die Buchung im ERP-System bewirkt, dass das elektronische Dokument mit der Kennung des aktuellen Bearbeiters im Archiv umgehend auf den Status ‚gebucht’ gesetzt wird. So verkürzen sich mit dem ‚Content-Folder’ die Durchlaufzeiten. Die Bearbeitung erfolgt auf einer ‚Layer-Oberfläche’ auf dem elektronischen Original-Dokument im Archiv, das Dokument kann nicht verloren gehen und der aktuelle Dokumentstatus lässt sich jederzeit prüfen. Selbstverständlich beschränkt sich der Einsatz dieses „ad hoc“ Workflow-Moduls nicht auf die geschilderten Beispiele. ‚Content-Folder’ kann Sie überall sinnvoll unterstützen, wo mit Dokumenten gearbeitet wird.
Schnellere Prozesse senken Kosten, steigern die Liquidität
Unzählige Stunden Recherchearbeit und viele Regalmeter Archiv können Sie mit der integrierten DMS-Funktionalität einsparen. Die Prozesse Rechnungsprüfung, Kontenabgleich, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, monatliche Kostenstellen- und Kostenträgerkontrolle sowie Reisekostenabrechnung werden spürbar verbessert. Die kürzeren Durchlaufzeiten ermöglichen Ihnen höhere Skontoerlöse. Und indem Sie jederzeit das richtige Dokument sofort zur Hand haben, beschleunigen Sie auch noch Ihre Zahlungseingänge.