Einkaufen leicht gemacht ... Komplexe Strukturen unter der Lupe

Effizienz durch den Einsatz von Softwarelösungen ist inzwischen ein absolutes Muss. Bauunternehmen haben die Rationalisierungspotentiale durch edv-gestützte Prozesse bereits in vielen Bereichen der Unternehmen erkannt. Kalkulation und Abrechnung von Bauprojekten mit den entsprechenden Softwarelösungen gehören ebenso zum Alltag wie die edv-gestützte Finanz- und Lohnbuchhaltung.Bei zunehmend härterem Preiskampf spielt jedoch mehr und mehr auch im Bereich Einkauf der Einsatz von EDV eine wichtige Rolle. Wie komplex die Abbildung der häufig sehr vielschichtigen und extrem unternehmensspezifischen Einkaufsprozesse in einer Softwarelösung sind und welch entscheidende Rolle eine ausführliche Analyse der Prozesse für die erfolgreiche Einführung einer EDV-Lösung spielt, zeigt der folgende Beitrag. Wurde bislang in vielen Unternehmen der Baubranche dem Einkauf von Waren und Fremdleistungen edv-technisch gesehen kein besonders hoher Stellenwert eingeräumt, so wird immer deutlicher, dass gerade in diesem Bereich immense Einsparungspotentiale liegen, die nur durch den Einsatz leistungsfähiger Softwarelösungen ausgeschöpft werden können. Um den zunehmend höheren Informationsbedarf in diesem Bereich zu decken, ist EDV-Unterstützung dringend notwendig. Fiel bislang der Einkäufer in Unternehmen, in denen nicht EDV-gestützt eingekauft wurde, aus, konnten Prozesse nur sehr schwer nachvollzogen werden. Einfache Fragen wann, wo und wie viel bestellt wurde sowie zu welchen Konditionen mussten mühsam recherchiert werden. Auch die Rechnungseingangsprüfung ist ohne edv-technische Abbildung der Bestell- und Liefervorgänge bei der Vielzahl von Lieferanten und Artikeln kaum effektiv möglich. Fehlende Informationsplattformen und lückenhafte Kontrollmechanismen im Einkauf führen teilweise dazu, dass Unternehmen in diesem Bereich über die Jahre immense Summen verschenken: Beispielsweise wenn Unternehmen keine Preishistorien für die verschiedenen Artikel führen und so wertvolle Informationen bei den Preisverhandlungen fehlen.

Bislang vernachlässigt
Der Grund dafür, dass der Einkauf bislang ein relativ vernachlässigtes Thema in Bauunternehmen ist und nur in den seltensten Fällen edv-gestützt durchgeführt wird, liegt auf der Hand: Das Thema "Einkaufen" in Bauunternehmen ist komplex, und äußerst facettenreich. Um eine unternehmensspezifische Strukturierung des Einkaufs zu ermöglichen, müssen zahlreiche Randbedingungen betrachtet werden. Voraussetzung für einen edv-gestützen Einkauf ist eine exakte Analyse der Randbedingungen, die Einfluss auf den Einkaufsprozess nehmen. Nur so lassen sich die spezifischen Parameter in der Softwarelösung abbilden; erst dann wird der edv-gestützte Einkauf zu einem wirkungsvollen Werkzeug, um Rationalisierung- und Einsparungsspotentiale im Unternehmen zu realisieren.

Betrachtung der Randbedingungen : "Erst die Pflicht - dann die Kür"
Anders als in vielen anderen Bereichen des Unternehmen lässt sich der Einkauf nur bedingt standardisieren. Entsprechend den Unternehmensstrukturen und dem Projektspektrum muss im Einkauf auf verschiedenste, unternehmensspezifische Anforderungen eingegangen werden. Betrachtet man die Randbedingungen, die den Einkaufsprozess beeinflussen, so wird sehr schnell deutlich, wie zahlreich die Parameter sind, die berücksichtigt werden müssen. Die wichtigste Fragestellung lautet deshalb vor der eigentlichen Implementierung eines edv-gestützten Einkaufssystems: Welche Randbedingungen haben welchen Einfluss auf den Einkaufsprozess und wie lassen sich diese Bedingungen in einer Softwarelösung -optimal auf das Unternehmen und dessen Einkaufsgewohnheiten abgestimmt - abbilden? Die wichtigsten Fragen, die sich jedes Unternehmen bereits vor der Entscheidung für einen edv-gestützten Einkauf stellen muss, lassen sich scheinbar einfach beantworten:

- Für welche Sparten wird eingekauft?
- Was wird eingekauft/beschafft?
- Wer kauft ein?
- Wo wird eingekauft - zentral/dezentral?
- Wann wird eine Preisanfrage gestartet und welche Informationen liegen zu diesem Zeitpunkt vor?
- Wie wird eingekauft - Lagerhaltung/just-in-time/situativ?
- wie sieht die Einbindung des Einkaufs in das Rechnungswesen aus?


Bei näherer Betrachtung wird jedoch sehr rasch deutlich, dass nur ein exaktes Pflichtenheft bei der Wahl des passenden Softwaresystems und dessen erfolgreicher Implementierung zum Ziel führt.

Darf es etwas mehr sein?
Zu berücksichtigen ist zum einen für welchen Bereich bzw. Sparte eingekauft wird. Der Einkauf für den Hochbau unterscheidet sich ganz erheblich vom Einkauf für den Tiefbau. Ebenso stellen Ausbaugewerke wie der Bereich Elektroinstallation andere Aufgabenstellungen an den Einkauf wie die Bereiche Baustoffhandel oder Rohbau. Ein Beispiel ist die stark differierende Zahl der zu verwaltenden Lieferanten und Artikel: Bei Handwerksbetrieben kann man häufig davon ausgehen, dass eine sehr hohe Lieferantentreue vorherrscht. Nicht selten werden beispielsweise bei Heizungsinstallateuren mehr als 80 Prozent des Einkaufsvolumen mit nur einem Lieferanten abgewickelt. Dabei spielt insbesondere die Gewährleistungsfrage eine große Rolle: Innerhalb dieser Systeme lassen sich unterschiedliche Materialien und Teile von verschiedenen Herstellern nur sehr schwer kombinieren, ohne im Schadensfall ein Problem bei der Gewährleistung für die eingesetzten Gesamtsysteme zu bekommen. Daher werden beim Einkauf nur wenige Systemlieferanten berücksichtigt. Anders bei Unternehmen des Bauhauptgewerbes, hier entfällt dieses Problem. Gekauft wird hier in der Regel bei zahlreichen, variierenden Lieferanten - je nach Verfügbarkeit, Preis- und Leistungsgefüge. So ist es durchaus möglich, Mörtel über einen anderen Lieferanten zu beziehen als Ziegel. Bereits dieser Aspekt zeigt deutlich, wie unterschiedlich sich diese Parameter auf die Einführung einer Softwarelösung auswirken: Ob sich 80 Prozent des Einkaufsvolumens aus 500 Artikeln zusammensetzen oder aus einigen 1000 Artikeln muss bereits vor der Einführung einer Softwarelösung berücksichtigt werden und spielt eine ganz entscheidende Rolle für die Vorgehensweise. Dazu kommt unter Umständen die Berücksichtigung einer Vielzahl von Lieferanten, die im System erfasst und in Matrixform in Bezug zu den Artikeln gesetzt werden. Das kann - bei der entsprechenden Anzahl von Artikel und Lieferanten - zu einer immensen Anforderung an die Administration führen. Um bei solch komplexen Einkaufsprozessen den Überblick zu behalten ist edv-technische Unterstützung sehr wichtig - allerdings stellt die Komplexität der Prozesse auch immense Anforderungen an die Softwarelösung und in erster Linie an einen gut durchdachten Einführungsprozess. Auch die Frage danach, was mit dem System eingekauft wird, ist nicht unerheblich für die an ein Einkaufssystem gestellte Forderungen. Werden Nachunternehmerleistungen beschafft, sind entsprechende edv-gestützte Beurteilungssysteme von Vorteil. Werden Materialien und Baustoffe gekauft, dann sind entsprechende Preisstatistiken unumgänglich. Hinzu kommt die Frage " wer kauft ein"? Viele mittelständische Bauunternehmer haben die Funktion des "Einkäufers" auf verschiedene Personen aufgeteilt. Darüber hinaus gibt es die verschiedensten Spielarten der Einkaufsfunktion: Beispielsweise macht der Einkäufer Rahmenverträge und der Bauleiter bestellt direkt bei Bedarf von der Baustelle aus. Oder der Kalkulator macht eine Preisanfrage für ein Angebot; das Unternehmen bekommt den Auftrag und der Einkäufer startet dann wieder diese Anfrage; und die Bestellung macht schließlich der Bauleiter. Der kleine Ausschnitt der Variationsmöglichkeiten zeigt, wie vielfältig sich die Parameter in der Praxis gestalten. Betrachtet man jetzt noch die Frage "wo im Unternehmen eingekauft wird", dann sind der Phantasie keine Grenzen mehr gesetzt: Wird zentral von einem Einkäufer eingekauft? Oder läuft der Einkauf dezentral über die Niederlassungen? Kommt dort der Einkäufer zum Zug oder tun das andere Mitarbeiter? Vielleicht kauft aber auch jede Baustelle selbst ein? Auch hier sind in der Praxis zahllos weitere Variationen und Mischformen zu finden. Eine sehr sensible Frage ist, wann innerhalb der Prozesskette eine Preisanfrage gestartet wird und welche Informationen zu diesem Zeitpunkt vorliegen. Betrachtet man zunächst den Zeitpunkt, dann kann zum einen zunächst kalkuliert werden und erst daran anschließend wird der Materialbedarf aus der Kalkulation - als Basis für eine Preisanfrage - abgeleitet. Es geht aber auch anders: der Einkäufer setzt sich vor dem Kalkulator an das Projekt, erstellt eine Liste, was beschafft werden muss und macht eine Anfrage. Auf Basis dieser Liste und den angefragten Preisen kalkuliert anschließend der Kalkulator. Geht der Kalkulator zuerst daran, das Projekt zu kalkulieren und dann die benötigten Teile herauszuziehen oder macht der Einkäufer zuerst eine Preisanfrage beim Baustoffhändler. Auch wie eingekauft wird, ist von entscheidender Bedeutung: Gerade hier zeigen sich deutliche Unterschiede im Einkaufsverhalten je nach Sparte: Fertigteilwerke kaufen nicht projektbezogen ein, sondern bevorraten. Anders als solche Produktionsbetriebe kaufen Bauunternehmen häufig sehr situativ ein und halten kaum Waren auf dem Lager vor. Auch die Einbindung des Einkaufs in das Rechnungswesen stellt einen kritischen Faktor dar, der bei der Softwareimplementierung berücksichtigt werden muss. Ein wichtiger Aspekt ist, ob sich aus der Kalkulation der Materialbedarfsliste der Einkauf ableitet oder es sich hier um isolierte Prozesse handelt. Eine Integration des Einkaufs in das Rechnungswesen ermöglicht es, eingehende Rechnungen mit dem Lieferschein zu vergleichen und Lieferscheine mit der Bestellung.

Der Königsweg ist nicht in Sicht
Einen "idealen" Einkaufsprozess gibt es angesichts der unendlichen Vielfalt an Ausprägungen der Randbedingungen nicht: Bauunternehmen müssen sich daher anhand einer Checkliste darüber klar werden, wie der Einkaufsprozess im eigenen Unternehmen derzeit strukturiert ist und wie er zukünftig aussehen soll. Eines ist absolut sicher: Nur auf Basis einer exakten Analyse des Einkaufsprozesses im Vorfeld der eigentlichen Softwareeinführung kann eine edv-gestützte Lösung für den Einkauf im Bauunternehmen gefunden werden. Anders als bei der stationären Fertigung von Produkten lassen sich die Geschäftsprozesse in Unternehmen der Bauwirtschaft nicht bis in letzte Detail standardisieren. Das ist eine wichtigste Anforderung an die eingesetzten Softwarelösungen. In gängigen ERP-Lösungen, die meist über ein Einkaufsmodul mit umfassender Funktionalität verfügen, sind die Geschäftsprozesse sehr stark reglementiert und geben den Unternehmen nur einen relativ begrenzten Spielraum für flexible Anpassungen der Software an die unternehmenseigenen Parameter. Für den Einsatz in Bauunternehmen sind diese Softwaresysteme deshalb nur sehr begrenzt einsetzbar. Hier sind Systeme gefragt, die den Verantwortlichen in den Unternehmen genügend Spielraum lassen, flexibel handeln zu können - auch abweichend von vorgegebenen Abläufen.

Letztendlich ist der Einkauf nur ein Teil der gesamten "Produktionsplanung" einer Baustelle: Je effizienter die gesamten Prozesse bei der Arbeitsvorbereitung strukturiert sind, um so besser kann auch der Einkauf geplant werden. Allerdings lassen sich Störfaktoren wie schlechte Witterung oder Änderungen des Bauzeitenplans auch mit der entsprechenden Softwarelösung nicht vollkommen ausschließen - sie werden nur weniger gravierend. Hier zeigt sich auch die Notwendigkeit einer Integration der Bereiche Arbeitsvorbereitung und Einkauf in der Softwarelösung. Die Praxis hat es gezeigt: Viele Unternehmen, die isolierte Einkaufslösungen eingesetzt haben, sind gescheitert. Der Grund liegt auf der Hand: isolierte Einkaufslösungen haben den großen Nachteil, dass sie nicht auf eine durchgängige Datenbasis zugreifen können. Entscheidend für effizientere Beschaffungsprozesse ist ein konsequenter Informations- und Datenaustausch zwischen Zentrale und den räumlich verteilten Niederlassungen der Bauunternehmen sowie deren Partner. Bislang war die IST-Situation gekennzeichnet durch eine EDV-Landschaft, die die operativen Abläufe und Geschäftsprozesse der Niederlassungen nur unzureichend in das Gesamtsystem integriert. Mit dem Ergebnis: isolierte Insellösungen, redundante Datenbestände sowie mangelnde Aktualität und Transparenz der Informationen führen zu kostenintensiven Fehlentscheidungen und zeitraubenden Recherchen. Nur wenn alle Mitarbeiter und am Bauprozessbeteiligten unternehmensweit auf den gleichen Datenbestand zugreifen, können Synergieeffekte im Bereich der Beschaffung wirklich genutzt werden. Bau für Windows, die integrierte Branchensoftwarelösung der Nemetschek Bausoftware GmbH wird diesen Anforderungen gerecht. Insbesondere das Modul Einkaufssteuerungs- und Informationssystem (ESS) unterstützt effizientes Einkaufscontrolling in Bauunternehmen. Ähnlich wie bei einem Vertriebssteuerungssystem - dort stehen dem Verkäufer ausführliche Informationen über Kunden und Interessenten zur Verfügung - kann der Einkäufer mit Hilfe eines ESS alle erforderlichen Informationen über die Lieferanten und Nachunternehmer auf Knopfdruck erfassen und abrufen. So bieten die erweiterten Grundinformationen der Nachunternehmer und Lieferanten neben Name, Ansprechpartner mit der jeweiligen Telefonnummer und Adresse auch die Möglichkeit Sperrvermerke einzurichten, um den Einkäufer von einer weiteren Auftragsvergabe abzuhalten. Auch qualitative Informationen wie die Möglichkeit der LV-Übergabe per Diskette oder die Referenzkundenliste sind Bestandteil der Grundinformationen sind hier zu finden.

Auf den Punkt gebracht
Wird der Einkauf als ein wichtiger Bestandteil der "Supply chain" in Bauunternehmen in ein bereichsübergreifendes EDV-System integriert, lassen sich Rationalisierungspotentiale optimal auffinden und nutzen. Letztendlich gelingt dies allerdings nur dann, wenn die zahlreichen unternehmensspezifischen Randbedingungen bereits bei der Softwareauswahl berücksichtigt und bei deren Implementierung und umgesetzt werden.