Controlling heißt nicht nur Kontrollieren!

Dipl. Betriebswirt (FH) Juan Martinez, Anwendungsberater und Projektleiter

Optimierte Vorbereitung ermöglicht ein ‚Miteinander’
Als ganz wesentlicher Faktor hat sich die Einbeziehung der Beteiligten auf der Baustelle erwiesen. Kennen die verantwortlichen Mitarbeiter ihre Vorgaben und haben auch ausreichendes Wissen, was für die auszuführenden Positionen kalkuliert wurde, können sie ‚mitdenken’, den Prozess positiv beeinflussen. Denn je geringer der Spielraum ist, desto wichtiger ist ein schnelles Handeln.
Während der Bauphase sollten die Verbrauche von Materialien, der Geräteeinsatz und die Arbeitsstunden regelmäßig kontrolliert werden. Abweichungen zu den kalkulierten Werten werden sichtbar. Nur so ist zu gewährleisten, dass eventuelle Ausreißer noch während der Bauphase bemerkt werden und rechtzeitig entsprechende Korrekturmaßnahmen erfolgen können.
Die Verbrauche lassen sich über die Erfassung der Lieferscheine und/oder der Eingangsrechnungen in einem Rechnungseingangsbuch feststellen. Um nun nicht Position für Position vergleichen zu müssen, empfiehlt es sich, die Materialien in Warengruppen zusammenzufassen. Direkt erfolgende Lieferungen müssen sowieso von einem Verantwortlichen auf der Baustelle geprüft und gegengezeichnet werden. Bei dieser Gelegenheit können die Lieferscheine aber auch gleich im Eingangsbuch online erfasst werden. Sie stehen damit dem Soll-Ist-Vergleich zur Verfügung.
Das gilt ebenso für die Subunternehmerleistungen, die sofort auf der Baustelle elektronisch erfasst werden können. Auch hier muss die Ausführung der ausgeschriebenen Positionen geprüft und frei gegeben werden. Dies geschieht mit Unterstützung der Nachunternehmer-Vertragsverwaltung, in der Polier oder Bauleiter alle Informationen zum geschlossenen Vertrag ersehen können. Eventuell vorhandene Mängel lassen sich damit festhalten und eine Freigabe entsprechend der Leistung erteilen.
Integrierte Branchen­lösungen unterstützen diese Arbeiten wirkungsvoll – wie beispielsweise ‚Bau für Windows’. Die Nemetschek Bausoftware GmbH bietet darin ein komfortables elektronisches Rechnungseingangsbuch und somit eine sofortige Vergleichsmöglichkeit zum errechneten Verbrauch aus der Kalkulation. Die Erfassung erfolgt dabei einfach und unkompliziert. Der Verantwortliche auf der Baustelle muss sich nicht mit Konten und Kostenstellen beschäftigen, sondern nur mit Materialien und Baustellennummern. Ist zuvor ein Einkauf über das System erfolgt, kann er auf die Bestellung zurückgreifen und muss nur noch die Positionen auf der Lieferung oder Rechnung ‚abhaken’.

Zeitnahe Datenerfassung bringt mehr als nur Soll-Ist-Vergleiche
Es ist wenig aussagekräftig das ‚Ist’ während der Bauphase mit der kompletten Menge aus dem Leistungsverzeichnis zu vergleichen. Hier muss die aktuelle Leistung herangezogen werden, um einen aktuellen Sollstand zu ermitteln. Dieser wird dann mit dem Ist-Stand aus den festgestellten Verbrauchen verglichen. Natürlich ist es sehr vorteilhaft, wenn dieser Ist-Stand nicht erst im Nachhinein bekannt wird, sondern so früh als möglich, zum Beispiel direkt auf der Baustelle. Dazu muss aber die Baustellenbelegschaft in diesen Prozess aktiv eingebunden sein. Nur dann ist sie ausreichend motiviert, Daten so genau wie möglich und aktuell zu erfassen.
Für den Vergleich entfällt dann das sonst übliche ‚Warten’ auf ein Verbuchen in der Finanzbuchhaltung. Und weil die in digitaler Form erfassten Daten einen Buchungssatz erzeugen können, ergibt das sogar ein ‚Quasi-Neben­produkt’ für die Finanzbuchhaltung. Selbstverständlich wird die Buchung dort aber nicht ‚blind’ erfolgen. Der Buchhalter wird sie erst nach Prüfung der Belege freigeben. Diese Früherfassung bietet damit sowohl Vorteile für das Controlling der Baustelle als auch zusätzlich noch eine Arbeitserleichterung in der Buchhaltung.
Lohn- und eventuelle Ausfallstunden ermittelt die Stundenerfassung. Das geschieht entweder manuell oder über ein Zeiterfas­sungssystem. Werden die Tätigkeiten per Bauarbeitsschlüssel definiert, ermöglicht das einen detaillierten Vergleich. Polier oder Bauleiter sind durchaus in der Lage, die Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter selbst zu erfassen und nach Bauarbeitsschlüsseln aufzuteilen oder mittels digitalen Zeiterfassungssystemen die Anfangs- und Endzeiten zu protokollieren. Daraus entstehen dann die tatsächlichen Arbeitsstunden.
Dies geschieht natürlich derzeit auch schon, aber meist nicht online auf der Baustelle sondern aus einem Berg von Papierbelegen, die nachträglich – zumeist freitags – eingegeben werden. Manchmal auch erst kurz vor der Lohnabrechnung, damit jeder Mitarbeiter bezahlt werden kann. Jede Firma kann mit Sicherheit auf Lohnabrechnungen zurück blicken, bei denen sich Mitarbeiter über subjektive Differenzen der Stundenanzahl beschwerten. Grund ist zumeist der nicht eingegebene, fehlende Stundennachweis.
Die zeitnahe Erfassung mit EDV-Unterstützung ist für alle von Vorteil. Zum einen ist nach jeder Erfassung ein detaillierter Soll-Ist-Vergleich möglich. Und auch der Mitarbeiter kann sicher sein, dass alle auf der Baustelle erfassten Stunden auch in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Systeme für mobile elektronische Zeitdatenerfassung sind die Steigerungsform. Sie bedürfen zwar einer anfänglich größeren Investition, die sich aber erfahrungsgemäß in weniger als einem halben Jahr amortisiert und in diesem Bereich neben viel mehr Effizienz, sofort verfügbaren Ist-Daten auch die höchste Akzeptanz der Mitarbeiter für die Erfassungswerte bringt.

Fazit
Werden verantwortlicher Polier und Bauleiter auch in den Prozess der Nachbearbeitung der Baustelle einbezogen, gewinnen sie dadurch in einem gewissen Rahmen betriebswirtschaftliche Erkenntnisse. Sofern die Arbeitszeit es zulässt spricht nichts dagegen, dass sie selbst ‚ihre Soll-Ist-Vergleiche’ fahren. Die sind dann wirklich immer tagaktuell von Nutzen.
Das Einbeziehen der Baustellen-Mitarbeiter in den Controllingprozess bringt Vorteile für alle Beteiligten. Wenn sie ihre Vorgaben kennen und teilweise auch Einblick in Kalkulation der auszuführenden Positionen erhalten, entfällt die Furcht vor einem ‚stets nur kontrolliert werden’. Jeder bemüht sich mit um aussagekräftige positive Unternehmens-Ergebnisse. Die aktive Mitwirkung bringt nachvollziehbare Vorteile für die Baustelle und die Verwaltung. Jeder Mitarbeiter bekommt ein sicheres Gefühl der Anerkennung und Wertschätzung seiner Arbeit. Und das erzeugt Motivation.