Controlling mit Bau financials
von Dipl.-Oec. Maria Brügger
Die Bedeutung einer vorausschauenden Planung hat bereits der französische Soziologe Auguste Comte (1798-1857) in einem berühmten Motto erkannt: „...voir pour prévoir, prévoir pour prévenir! (... sehen, um vorherzusehen, vorhersehen, um sich vorzusehen! )“ Vor beinahe zweihundert Jahren beschrieb er damit - ohne es zu wissen - sozusagen die Grundzüge modernen Controllings. In Comtes Zeit musste man natürlich alles selbst überschauen. Heute übernimmt moderne Software diese Aufgabe. Im Folgenden wollen wir Ihnen die Controllingmöglichkeiten mit Bau financials näher vorstellen.
Die Hauptaufgabe des Controllings ist die ergebnisorientierte Planung, Steuerung und Kontrolle der unternehmerischen Aktivitäten. Sie dient der Prüfung der Wirtschaftlichkeit im Unternehmen sowie der frühzeitigen Erkennung von Risiken. Für Bauunternehmen sind zwei Arten des Controllings von Bedeutung - Baustellencontrolling und Finanzcontrolling. Beide lassen sich mit der integrierten Branchenlösung Bau financials einfach und zuverlässig durchführen.
Abb. Im Modul Zahlungsverhaltensanalyse sind die verspäteet Zahlung in Tagen sowie der dadurch entstandene Zinsverlust pro Debitor aufgeführt. Die Untergliederung erfolgt nach Kostenstelle. (Zur Vergrößerung bitte auf das Bild klicken)
Baustellencontrolling mit Bau financials
Das Baustellencontrolling liefert dem Bauleiter, Polier oder Kaufmann alle Informationen, die erforderlich sind, um das ökonomische Ziel der jeweiligen Baustelle zu ereichen. Er behält dadurch von der Akquisition des Bauprojektes über die Arbeitskalkulation bis zur Nachunternehmerverwaltung alles unter Kontrolle.
So ermöglicht die Baubetriebsabrechnung in Bau financials ausführliches Baustellencontrolling. Es liefert nicht nur eine Aufschlüsselung der Daten nach Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträgern, sondern ermöglicht auch eine laufende Überwachung der Sollvorgaben wie Zeiten, Stunden oder Kosten der Bauausführung. Diesen Sol-Werten werden die entsprechenden Ist-Werte gegenübergestellt. Die Basis der Ist-Werte wird durch die integrierte Finanzbuchhaltung und den Echtzeitinformationsfluss gewährleistet. Die Daten werden im System nur einmal erfasst und stehen sämtlichen Bereichen zur Verfügung. Die Finanzbuchhaltung dient aber nicht nur als Basis für die Baubetriebsabrechnung, sie liefert auch Informationen für das Finanzcontrolling.
Finanzcontrolling
Schließlich gewinnt das Finanzcontrolling gerade im Hinblick auf aktuelle Entwicklungen (z.B. IAS/IFRS, US-GAAP, KonTraG Gesetz für Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) immer größere Bedeutung. Denn ob Veränderungen im Umsatzbereich, Personalbereich, Änderungen im Zahlungsverhalten von Kunden oder gegenüber Kunden - alle diese Veränderungen haben Auswirkungen auf Gewinn- und Verlustrechnung und somit auf geplante Investitionen, Finanzpläne oder auch Planbilanzen.
Um ein funktionierendes Controlling zu schaffen, ist neben qualifizierten Mitarbeitern auch der Einsatz einer effizienten Softwarelösung, die sich individuell den Geschäftsvorfällen der Praxis anpasst, wichtig. Zur Abbildung und Bewältigung solcher Anforderungen hat sich Bau financials seit Jahren in mittelständischen Unternehmen im europäischen Bausektor bewährt. Eine Reise nützlicher Module bieten wir zusätzlich an.
Abb. In KLIP - der kurzfristigen Liquiditätsplanung - bestimmt die Auswahl der so genannten KLIP-Version den Aufbau der jeweiligen Liquiditätsplanung. (Zur Vergrößerung bitte auf das Bild klicken)
Hilfreiche Ergänzungsmodule
Im letzten jahr erschienen ist das Modul
„Zahlungsverhaltensanalyse“.
Dieses Modul umfasst die vier Bereiche Zahlungsanalyse, Fälligkeitsstruktur, Skontoanalyse und Forderungsstatus.
Die einzelnen Bereiche liefern Informationen zur Bonität des Unternehmens, sowie zur Bonität des Debitors. Übersichtlich (siehe Abb.1) wird außerdem der durch verspätete Zahlung hinzunehmende Zinsverlust aufgeführt. Die Zahlungsverhaltensanalyse ermittelt zusätzlich das entgangene Skonto und das zu unrecht gezogene Skonto des Debitors
.
Die Zahlungsverhaltensanalysen können gezielt pro Debitor/ Kreditor/ Kostenstelle, Kundengruppe oder auch über den gesamten Datenbestand erfolgen. Diese Informationen können sofort für Auftrags- und Handlungsentscheidungen herangezogen werden. Eine Auswertung über eine Zeitschiene soll die Veränderung über eine gewissen Zeitraum verdeutlichen.
Gerade in der heutigen Finanzmarktsituation und den damit einhergehenden Liquiditätsproblemen vieler Unternehmen, ist es wichtig, Zahlungsverhaltensänderungen beim Debitor frühzeitig zu erkennen und Risiken zu vermeiden. Schließlich finden solche Veränderungen oft schleichend statt und sind im operativen Alltag nicht erkenntlich.
Ebenso nützlich ist auch das Modul „Kennzahlen“, mit dem Kennzahlen aus dem Bilanz- und Erfolgsbereich (Kapital- und Vermögensstruktur, Liquidität, Rentabilität, Cash-Flow) sowie aus dem Kosten- und Leistungsbereich (Personalkosten, Sach- und Gemeinkosten, Produktivität) abgebildet und interpretiert werden. Als Datenbasis hierzu dienen entweder die Daten der Finanzbuchhaltung oder der Betriebsbuchhaltung. Dieses Modul hilft bei Zwischen- und Jahresabschlüssen, bei der Steuerung des Unternehmens und der Erfolgskontrolle.
Zur kurzfristigen Liquiditätsplanung empfehlen wir außerdem das Modul „KLIP“, mit dem sich die Kennzahlen zur Finanzlage des Unternehmens effizient und schnell ermitteln lassen. Das Modul arbeitet nach dem Versionsprinzip ähnlich wie die Bilanz- und GuV-Versionen. Als Grundlage dienen eine oder mehrere Versionen, mit denen man einfach die (Ausgabe-)Struktur für die jeweilige Planung festlegen kann.
Fazit
Ein Bauunternehmen ist ohne modernes Controlling nicht wettbewerbsfähig. Mit einem ständigen, durch moderne Bausoftware unterstützten Soll-Ist-Vergleich wird man nicht von Veränderungen (etwa im Zahlungsverhalten der Kunden) überrascht. Mit einer integrierten Branchenlösung wie Nemetscheks Bau financials und seinen nützlichen Zusatzmodulen bewahrt man sowohl beim Baustellen- als auch beim Finanzcontrolling stets die Übersicht.