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Wolfgang Götz, Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH
Es ist nicht erkennbar, dass in absehbarer Zeit die "Steuererklärung auf dem Bierdeckel" kommt, wie sie einst Friedrich Merz, der frühere stellv. Vorsitzende der CDU Bundestagsfraktion forderte. Weitere schwierige Themen wie die Umsatzsteuervoranmeldung, die Bauabzugsteuer, die Versteuerung erhaltener Anzahlungen und viele mehr sind daran schuld, dass längst nicht nur Existenzgründer, sondern auch gestandene Unternehmer es sich nicht zutrauen, ihre Buchhaltung „inhouse“ zu machen. Viele kleinere und mittlere Bauunternehmen (KMU) lagern deshalb ihre Finanzbuchhaltung aus. Der Vorteil, sich nicht um die Buchhaltung kümmern zu müssen, hat aber auch seine Kehrseite. Dieser Aufsatz beschäftigt sich mit der Frage, wie sich die Verzahnung der Arbeitsprozesse zwischen Bauunternehmen und externer Buchhaltung optimieren lässt.
Ein EDV-Einsatz, der die bautechnischen und kaufmännischen Bereiche integriert, ist bei einer Auslagerung der Finanzbuchhaltung kaum machbar. Muss man sich dann also von dem Gedanken verabschieden, dass eine Ausgangsrechnung nahtlos in die Buchhaltung fließt? Muss man darauf verzichten, dass eine eingehende Zahlung sofort in der Rechnungsstellung zur Verfügung steht, um sie bei kumulativer Abrechnung vom Gesamtrechnungsbetrag abzuziehen? Muss man eine eingehende Rechnung einmal „in die Hand nehmen“, um sie in der Finanzbuchhaltung zu buchen und ein weiteres Mal, um sie im Baustellencontrolling oder im Soll-Ist-Vergleich zu sehen? Wie sich die Aufzählung der Nachteile, die durch die Trennung von bautechnischer Software (inhouse) und kaufmännischer Software (Steuerberater/Rechenzentrum) fortführen lässt, das wissen die betroffenen Betriebe aus leidvoller Erfahrung ganz genau.
Der Bauunternehmer, der die Buchhaltung komplett außer Haus gibt, sammelt Belege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen und schickt sie im „Pendelordner“ zur Bearbeitung an den Steuerberater. Das hat den Nachteil zur Folge, die Originalbelege nicht immer im Zugriff zu haben.
Dem kann abgeholfen werden, da die meisten Steuerberater auch Lösungen anbieten, bei denen die Belege in der Bauunternehmung erfasst und elektronisch übertragen werden können. Dazu braucht man zwar nicht das Know-how eines Bilanzbuchhalters aber die richtigen Konten und Kostenstellen (Baustellen) müssen dennoch gebucht werden – mit dem richtigen Steuerschlüssel, usw. In der Regel sind es diese Bauunternehmen, die am stärksten unter der Trennung der Buchungserfassung von der Kalkulations- und Abrechnungssoftware leiden. Denn hier ist die Doppelerfassung aller Daten besonders auffällig. Und die betrifft ja nicht nur die Buchungen, sondern auch die Stammdaten wie Adressen, Baustellen, usw.
Die Lösung für dieses Problem ist eine integrierte bautechnische – kaufmännische Software, mit der einerseits die Angebotsbearbeitung, Kalkulation, Aufmaß und Abrechnung abgewickelt werden, die anderseits aber auch alle Anforderungen an eine Finanzbuchhaltung mit Zahlungsverkehr, Mahnwesen, etc. abdeckt. Eine solche integrierte Lösung nutzt einheitliche Stammdaten und leitet Informationen verlustfrei von der Technik in die Buchhaltung und zurück.
So weit – so gut, wäre nicht das einleitend geschilderte Problem mit den hohen Anforderungen, die eine inhouse-Finanzbuchhaltung stellt. Hier schafft eine Daten-Schnittstelle zum Steuerberater Abhilfe, die sämtliche Buchungen, die in der inhouse-Lösung entstanden sind, an den Steuerberater abgibt, sodass er sie importieren und weiter bearbeiten kann.
Die Abwicklung der Buchführung gehört bei dieser Art der Arbeitsteilung dann nicht mehr zu den Kernaufgaben des Steuerberaters. Er kümmert sich höchstens um die Überwachung und Kontrolle der von Ihnen erstellten Buchhaltungsunterlagen. Hingegen werden die vorausschauende Beratung für eine optimale Steuergestaltung, die Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen, die Überprüfung der Steuerbescheide und bei Bedarf die Vertretung in Streitfällen mit dem Finanzamt weiterhin Aufgabe des Steuerberaters bleiben. Dasselbe gilt für die betriebswirtschaftliche Beratung, Bilanzanalyse, Finanzplanung und Beratung beim Kreditrating (Basel II).
In seinem Aufsatz kommt Geschäftsführer Wolfgang Götz zum Schluss, dass eine Datenschnittstelle zum Steuerberater die ideale Lösung ist. Für Bau für Windows gibt es diese Schnittstelle seit einiger Zeit. Die Zusatzanwendung „Datenausgabe für DATEV“ ermöglicht es, aus der Bau für Windows-Finanzbuchhaltung die Buchungen einer Buchungsperiode im sogenannten DATEV-Inputformat zu erzeugen.
Dies ist ein Standardformat, das jeder Steuerberater, der die Steuersoftware DATEV nutzt, problemlos einlesen kann.
Mit der Schnittstelle können neben den Buchungssätzen auch die Stammdaten ausgegeben werden. Dadurch ist gesichert, dass die Daten Ihrer Buchhaltung immer mit den Daten Ihres Steuerberaters übereinstimmen und eine doppelte Erfassung entfällt. Nähere Informationen zur DATEV-Schnittstelle finden Sie hier:
Datenausgabe für DATEV
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