Als mittelständisch orientiert sind die Unternehmen der TSN-Beton-Gruppe Anfang der 60er Jahre im Raum Wolfenbüttel/Goslar entstanden. In den folgenden Jahren ist die Gruppe bis heute auf 14 Werke gewachsen. Mit Produktionsstätten in Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen gilt der Firmenname als Synonym für Qualität, Zuverlässigkeit und hohe Leistungskraft. Dabei gab es herausragende Betonagen - wie z.B. die Überbauung im Zuge der BAB 2 - Erneuerung (siehe Foto). Mit einer Stundenleistung von 120 m³ wurden 2000 m³ Beton eingebaut. Zwei der insgesamt 14 Werke, viele der rund 80 eigenen Fahrmischer und 3 von 10 Betonpumpen kamen hier rund um die Uhr zum Einsatz.
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Überbauung der BAB 2 über die
Schunter bei Braunschweig |
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Hans Ebrecht (r), kaufmännischer Leiter der TSN-Gruppe |
Praxisgeprüfte Organisation - immer mit EDV
Verkauf, Einkauf und Geschäftsführung für die Werke der TSN-Beton-Gruppe sind in der Wolfenbüttler Verwaltung konzentriert. Fakturierung, Mahnwesen und Inkasso sowie die Buchhaltung für die ganze Gruppe, zu der auch ein Kieswerk und zwei Prüflabors gehören, liegen bei der Transportbeton-Agentur Braunschweig GmbH (TBA), die ebenfalls ihren Sitz in Wolfenbüttel hat. "Unsere EDV-Geschichte ist schon recht alt", berichtet Karl Kunzmann, der als Prokurist die Agentur leitet. "Mit Einzug der 'mittleren Datentechnik' - wie das damals hieß - haben wir angefangen, unsere Konten elektronisch zu führen. Die Soft- und Hardware war mittlerweile 'in die Jahre' gekommen. Es musste was getan werden."
Moderne EDV-Lösung mit dem Nemetschek Konzern
Konzern Hans Ebrecht, kaufmännischer Leiter der TSN- Beton- Gruppe setzt fort: "Änderungen und Anpassungen für FIBU und Fakturierung waren mit immer größerem Aufwand verbunden. Für den Vertriebsbereich und die statistischen Auswertungen hatten wir schon vor Jahren selbst ein Vertriebsinformationssystem auf MS Access-Basis entwickelt. Wir können mittlerweile auf Datenbestände aus vielen Jahren zurückgreifen. Das ist ausgefeilt und hat sich bewährt. Das wollten wir unbedingt weiter nutzen. Ende 1998 haben wir uns auf dem Markt umgeschaut, was sich Neues bietet. Für Bau financials Trab von Henke & Partner fiel die Entscheidung Anfang '99 sehr schnell, nachdem wir vorher andere Anwendungen geprüft hatten. Schon nach ersten Kontakten mit der Software stellten wir fest, dass sich unsere Abläufe mit diesem Programm- Paket bestens realisieren ließen", erläutert Herr Ebrecht sichtlich überzeugt. "Vieles von dem, was wir wollten und dachten, fanden wir im Programm sofort wieder. Ebenso sagte uns zu, dass alles auf einer SQL-Datenbank basiert. Damit war sichergestellt, dass wir die Daten aus Bau financials Trab mit unserem eigenen Vertriebssystem verknüpfen können. Henke & Partner bietet nämlich ebenfalls ein komfortables Vertriebs- Informations- System als Bau financials Trab Modul an. Wir nutzen nun die für diesen Baustein standardmäßig verfügbaren Datenselektionen. Auch eine in das System voll integrierbare FIBU hätten wir von Henke haben können. Aber da hatten wir uns wenige Monate zuvor schon anderweitig gebunden. Inzwischen gehören übrigens beide Softwarehäuser zur Nemetschek Gruppe."
Fliegender Wechsel zur 32-Bit-Technologie
"Wir sind heute noch genauso überzeugt von dieser Software und ihren Möglichkeiten wie damals", betont auch Herr Kunzmann. "Zum 1.7.99 haben wir umgestellt. Das war ein fliegender Übergang - ohne Probleme." Der kaufmännische Leiter Ebrecht setzt fort: "Die neue Technik und das Netzwerk stellten kein Neuland dar. Die Fakturierungs-Software aber war schon revolutionär für uns. Anfangs beschränkten wir den Datenfluss noch sehr traditionell auf Papierbelege, obwohl schon 85% unserer Turmsteuerungen die Daten hätten elektronisch weitergeben können. Dies geschah aus einem einfachen Grund: Durch Übernahmen und Beteiligungen und damit unterschiedliche Steuerungen gab es bei uns eine Vielzahl verschiedener Sortenschlüssel und Datenformate.
Flexible Software - leichtes Arbeiten
Es kam uns sehr entgegen, dass mit Bau financials Trab das Fakturieren nach unterschiedlichen Preis- und Rezeptlisten sofort problemlos umgesetzt werden konnte. Jetzt haben wir einen einheitlichen 6-stelligen Sortenschlüssel für unsere gegenwärtig weit über 300 verschiedenen Mörtel- und Betonsorten erarbeitet. Ab 1.4.01 stellen wir nun ein Werk nach dem anderen um auf den elektronische Datenfluss über die Werkschnittstellen des Programms. Parallel zu den Liefer-, Pumpenscheinen und Wiegekarten kommen aus den Werken die Aufträge in unsere Verwaltung. Hier sitzt der zentrale Vertriebsleiter. Ihm untersteht die Riege der Werksgruppenleiter, die nicht nur vor Ort für die Werke verantwortlich, sondern zugleich regionale Kundenbetreuer sind. Vom zentralen Vertrieb werden die Aufträge - schon in strukturierter Form aufgearbeitet - an die TBA übergeben, die sie in Bau financials Trab einsteuert. Alles wird dort erfasst, den Baustellen zugeordnet, bewertet und fakturiert. Für die Stammkunden sind hier schon die Rahmenvereinbarungen hinterlegt, darüber hinaus Baustellenkonditionen. Mit einer durchdachten Hierarchie werden Preise automatisch gefunden und das bei ganz individueller Gestaltung. Begeistert sind wir auch vom Bereich Zusatzmittel und Zuschläge. Automatische Zuschläge zu bilden, Zusatzmittel in DM/m³ oder kg/m³ definieren zu können - da ist Praktikerwissen verarbeitet", schwärmt der Kaufmann Ebrecht. "Parallel entstehen die Agentur-Abrechnungsprotokolle, die wir - mit Rechnungskopien versehen - wieder als Info in die Werke geben. So behält auch der Werksgruppenleiter den Überblick und fühlt sich weiterhin mitverantwortlich."
Kontrolle ist gut ...
Karl Kunzmann erläutert Details der internen Abläufe: "Rechnungen werden zentral von der TBA fakturiert, verschickt und mit den Kunden abgerechnet. Diese Organisationsform fanden wir in der Agenturabrechnung von Bau financials Trab wieder. Das passte genau auf unsere Belange." "Statistik wird bei uns monatlich gefahren", ergänzt Hans Ebrecht. "In der Verwaltung verfolgen wir das Betriebsgeschehen natürlich täglich. Da wissen wir am Folgetag exakt, was wo produziert wurde. Aber Rechnungen von Spediteuren beispielweise werden monatlich abgeglichen mit den in Bau financials Trab für sie festgehaltenen erbrachten Leistungen. Diese und andere Statistikdaten, die das Programm sehr umfassend und detailliert anbietet, sind für uns wichtige Kontrollinstrumente. Sie erlauben auch, Trends abzuleiten und Prognosen zu erstellen.
Nach der Umstellung alles schnell im Griff
Das spricht sehr für das Programm. Wir rechnen wochenweise ab. Spätestens am 5. Werktag nach Monatsende wissen wir schon, was wie gelaufen ist - bis hin zu den erzielten Erlösen", konstatiert der kaufmännische Leiter. "Auch, wenn die Daten künftig elektronische Wege gehen, ist das Papier erforderlich - schon von Rechts wegen. Die Nachbearbeitung von Lieferscheinen in den Werken haben wir grundsätzlich ausgeschlossen. Mit dem neuen Sortenschlüssel ist die größte Quelle für solche Nachbearbeitungen beseitigt. Bleibt hauptsächlich die Zuordnung der Baustellennummer. Aber auch das gehört bald der Vergangenheit an. Werden die Aufträge ebenfalls elektronisch übergeben, überträgt das Programm die Baustellennummer auf die Lieferscheine beim Erstellen gleich mit. Das erleichtert die Fakturierung. Differenzen bringt die Lieferschein-Kontrollliste ans Licht. Bis zur Klärung lassen sich Proforma-Rechnungen erstellen. Da kommt sehr entgegen, dass das Programm viele Eingriffsmöglichkeiten bietet. Auch Stornierungen bleiben ohne Verlust der Lieferscheindaten", hebt Herr Ebrecht hervor.
Der Kunde ist König ...
"In den Jahren unserer Zusammenarbeit mit Henke & Partner fühlten wir uns stets als Kunde - nie als Bittsteller. Wir sind noch an keine Grenze gestoßen, wo etwas nicht machbar war. Betreuende Mitarbeiter sind kompetent, die Kontakte kennzeichnet stets zweckdienliche Intensität", fasst Hans Ebrecht seine Referenz für den Partner in Worte.