Durchgängiges prozessorientiertes IT-Konzept

Kaufmännische Bausoftware und Workflowsystem unterstützen dabei

Die Geschwindigkeit aller Prozesse und Geschäftsabläufe in den Bauunternehmen wächst ständig. Informationen müssen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vorliegen und das bei allen relevanten Mitarbeitern. Die eingesetzten Software-Module sind aufeinander abzustimmen und müssen miteinander kommunizieren können. Diese Anforderungen erkannte auch das mittelständische Bauunternehmen Schleiff Bauflächentechnik GmbH & Co KG im nordrhein-westfälischen Erkelenz und setzte sie in einem integrierten Gesamtkonzept um.
Die 1957 gegründete Bauunternehmung ist Spezialist für Beton-, Mauerwerk-, und Balkonsanierung, Kellerabdichtung sowie Kunstharzverarbeitung. Mit 70 Mitarbeitern - davon 57 gewerbliche - erwirtschaftet das Unternehmen einen jährlichen Umsatz von ca. 10 Mio. DM und wickelte im vergangenen Jahr über 200 Aufträge ab. Einen Namen gemacht haben sich die Sanierer dabei vor allem in der Mauerwerkssanierung. Bauwerke, die dem Denkmalschutz unterliegen, egal ob Profan- oder Sakralbauten, wurden von den Spezialisten wieder in einen intakten Zustand versetzt. So hat das Unternehmen das Mauerwerk vieler niederrheinischer Wasserschlösser in den letzten Jahren saniert.

Um die Unternehmung wettbewerbsfähig zu halten, war der Geschäftsführung bewusst, dass in die EDV investiert werden musste. So arbeitete man in der Vergangenheit mit kaufmännischen DOS-basierten Programmen verschiedener Hersteller, die nur sehr eingeschränkt miteinander kommunizieren konnten, und auf veralteter Hardware liefen. Die Daten lagen zwar in den einzelnen Abteilungen vor, aber nicht in einem zentralen Datenpool. Diese Arbeitsweise brachte einen immens hohen Aufwand mit sich - von den Papierbergen einmal abgesehen - und war den Anforderungen einem eines modernen, zukunftsorientierten Unternehmens nicht mehr angemessen.

Detailliertes Pflichtenheft und eingehende Analyse
Dipl.-Betriebswirt Ingo Reiffgerste, zuständig bei Schleiff Bauflächentechnik für Controlling, EDV und Personal, äußert sich dazu: "Wir benötigten ein durchgängiges Konzept über alle Abteilungen hinweg mit einer stärkeren Orientierung auf den Arbeitsprozess und dessen EDV-technische Umsetzung. Daher definierten wir in einem ersten Schritt unsere Ziele und Anforderungen sowohl für das Gesamtpaket als auch für die Teilapplikationen. Daraus leitete sich unser Anforderungsprofil und ein entsprechendes Pflichtenheft ab." Dieses wurde verschiedenen in Frage kommenden Herstellern von Bausoftware vorgelegt. Die nordrhein-westfälische Bauunternehmung orientiert sich bei ihren Investitionsentscheidungen an detaillierten Anforderungsprofilen. Im Falle der Softwareinvestition bestand alleine das Profil für die Bauauftragsrechnung aus 256 Einzelkriterien, denen sich die Anbieter stellen mussten. Nach eingehender Analyse und praktischer Verifizierung der von Anbietern ausgefüllten Profile unter Berücksichtigung der anfallenden Kosten, entschied man sich, die Software Bau für Windows des Karlsruher Herstellers IBD GmbH einzusetzen. Betriebswirt Reiffgerste: "Bau für Windows ist eine durchgängige, einheitliche Lösung, die den von uns geforderten integrierten Ansatz sowie unsere Prozesse nahezu vollständig abbildet. Es gab zwar im Rahmen der Nutzwertanalyse Anbieter, die günstiger waren, diese konnten aber nicht den Integrationsgrad, die den die IBD-Software bietet, zur Verfügung stellen."

Gut geplante Einführungsphase
Im April 2000 fiel die Entscheidung, bis zum Jahresende die gesamte EDV auf Bau für Windows umzustellen. Damit keine Schwierigkeiten im Ablauf auftreten, fing man zur Jahresmitte mit der Umstellung der Hard- und Software an. Ein Fujitsu- Siemens Rechner wurde als Server eingerichtet, Fujitsu-Siemens PCs und Toshiba Notebooks als stationäre bzw. mobile Clients. Die Vernetzung der Rechner erfolgte im Windows NT 4.0 Netzwerk. Danach wurde Bau für Windows mit den Modulen Bauauftragsrechnung, Baubetriebsbuchhaltung, Baulohn und Baufinanzbuchhaltung installiert. Neben dem Tagesgeschäft lasen die Mitarbeiter nach und nach die Stammdaten ein und richteten die den Firmenkontenrahmen ein. Dabei stellten sie auch von einem vierstelligen auf einen fünfstelligen Kontenrahmen um. Insgesamt waren 800 Kreditoren und 800 Debitoren einzurichten, sowie das gesamte Adressmaterial einzupflegen. So hatten die Mitarbeiter Gelegenheit, sich schrittweise mit den Programmen vertraut zu machen. In der sechsmonatigen Einführungsphase schulten die IBD-Fachleute die kaufmännischen Sachbearbeiter, Bauleiter und Geschäftsführung anhand der eigenen Daten und passten gleichzeitig die Software den Anforderungen der Bauunternehmung an. Durch diese Einführungsphase hatten alle Mitarbeiter bei Schleiff genügend Zeit, sich mit der Software vertraut zu machen. So nahmen alle Anwender - die meisten hatten noch keine Erfahrung mit der Windows-Benutzeroberfläche - den Umstellungsprozess positiv auf.

Ziel: Integrationsgrad erhöhen
Mit Bau für Windows decken die Bauexperten ihren gesamten Bauleistungsprozess,- angefangen bei der Kalkulation bis hin zur Baulohnabrechnung ab. "Aber es existieren natürlich weitere Arbeitsschritte, die wir mit der EDV unterstützen wollten. Briefe sind mit Word zu schreiben, Termine sind einzutragen und zu verwalten, Adressen mit Telefonnummern sind abzulegen etc. All dieses kann ein Projektinformationssystem mit integriertem Workflow abdecken," meint Reiffgerste. So kam man darauf, das zweite Produkt der IBD, rivera, ein auf Lotus Notes basierendes Projektinformationssystem einzusetzen. Rivera verwaltet nicht nur Informationen und Arbeitsabläufe, sondern im System ist festgelegt, wie mit Abläufen und den dazugehörigen Informationen umgegangen werden soll. Das heißt konkret, wer muss was wissen, wer leitet die Informationen an wen weiter, wer hat Freigaben zu erteilen, bevor der nächste Schritt initiiert wird, wer muss an die Einhaltung eines Termins erinnert werden etc.? Die Vernetzung solcher Informationen in vorgefertigte Arbeitsabläufe macht eine Workflow-Lösung aus.
Um Abstimmungsprozesse zu vereinfachen, sollen bei Schleiff z.B. sämtliche Adressen und Kontakte mit den entsprechenden Informationen, die überall in der Unternehmung vorliegen, allen entsprechenden Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Sobald ein Interessent anruft, kann derjenige, der das Telefonat entgegennimmt, den entsprechenden Datensatz mit den dazugehörigen Informationen mit einer Wiedervorlage anlegen. Reiffgerste: "Hat der Interessent den Wunsch, dass sich einer unserer Mitarbeiter innerhalb einer Woche melden soll, und geschieht das nicht, weil nicht auf den Button "erledigt" geklickt wurde, dann bekommt derjenige rechtzeitig auch die Nachricht, dass es halt noch nicht erledigt ist und er sich darum noch kümmern muss. Automatisch geht dann auch eine Kopie davon an die Geschäftsführung. Mit Hilfe solcher Eskalationsmechanismen lassen sich komfortable und transparente Delegationskonzepte erstellen."
Bei Schleiff ist man davon überzeugt, dass das Unternehmen sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichert, wenn Abläufe bereits in der Akquisitionsphase systematisiert sind und die eingegebenen Informationen auch während der Auftragsphase allen zur Verfügung stehen. Daher stellt für den Baubetrieb der Einsatz von Bau für Windows und die Kopplung mit dem Projektinformationssystem rivera die ideale Lösung seines durchgängigen prozessorientierten IT-Konzeptes dar.