Qualität - Controlling - Speziallösungen

Unternehmensgruppe Meyer -
Bauspezialisten mit dem richtigen Gespür für die wichtigsten Dinge des (Über-)Lebens

DV ist Chefsache
"Wir haben unser Berichtswesen in den letzten zwei Jahren sehr stark verfeinert. Letztlich wollen wir aussagefähige Monats- und Quartalsberichte aller unserer Unternehmen in einheitlicher Form erhalten, die wir auch den Banken und Kreditversicherern vorlegen können. Keine Zahlen-Friedhöfe, sondern ein effektives Informationssystem, wie es für Basel II erforderlich ist", hebt Herr Becker hervor. "Immer wieder überrascht stellen wir aber fest, dass wir die integrierte Software Bau für Windows sowohl im kaufmännischen als auch im technischen Bereich noch längst nicht ausreizen, obwohl wir sie schon mehrere Jahre erfolgreich im Einsatz haben", erklärt Herr Meyer. "Wir arbeiten z.B. daran, dass der Einkauf die aus der Kalkulation vorhandenen Daten stärker nutzt. Da gibt es Nachholbedarf."

"Sehr wichtig ist uns, zeitnah Informationen zu bekommen, falls ein Projekt daneben zu laufen droht, um rechtzeitig gegensteuern zu können", setzt Meyer fort. "Seit 20 Jahren reden alle am Bau vom BAS-Soll-Ist-Vergleich, aber konsequent realisieren ihn nur wenige. Wir sind in diesem Jahr so weit, haben jetzt unseren Bau - Arbeits - Schlüssel (BAS) - Stamm bestimmt - nicht zu feingliedrig, eben für die Schachtmeister umsetzbar, weil praktikabel und für uns als Leitung aussagefähig" Herr Becker: "Die EDV hat mit ihrer Integration für alle Beteiligten wesentlich mehr Transparenz gebracht. Wir sehen taggenau, wie das Unternehmen steht. Aber Controlling ist nicht nur Sache der Geschäftsleitung. Das gilt für alle Ebenen." "Die Bauleiter sind voll mit einbezogen", ergänzt Herr Meyer. "In der 'mitlaufenden Ergebnisrechnung’ (MER) von Bau für Windows kann jeder sehen und prüfen, welche Kosten auf seine Baustelle erfasst sind. Früher hat dazu jeder seine eigenen Excel-Listen geführt." Man spürt deutlich, wie ungewöhnlich intensiv sich die Geschäftsführung mit dem EDV-Thema auseinandersetzt.
Angelika Teutloff, die kaufmännische Leiterin, bringt eine weitere Komponente der Nemetschek Bausoftware ins Gespräch: "Die MER ist nur durch die integrative Einbindung des Rechnungseingangsbuch möglich. Dieses Modul der Finanzbuchhaltung (FiBu) erlaubt die zeitnahe Erfassung der auf die einzelnen Baustellen angefallenen Kosten, bevor die Rechnungen geprüft und gebucht werden. Wie hier die Aufwendungen nach den unterschiedlichen Kostenarten erfasst werden, hat für die Nachkalkulation und den Soll-Ist-Vergleich eine entscheidende Bedeutung. Nur wenn die Ist-Werte genauso wie die Planwerte erfasst werden, kann der Soll- Ist Vergleich verwertbare Ergebnisse bringen. Über die Warengruppen lassen sich die Kostenarten weiter gliedern und für Auswertungen und Statistiken nutzen. Z.B. ist es sinnvoll, die Kostenart Beton nach unterschiedlichen Warengruppen für die verschiedenen Betonarten zu erfassen. Die Splittung der Kostenarten in mehrere Warengruppen sollte jedoch immer dem Charakter einer Auswertung angepasst sein.

Mitlaufende Ergebnisrechnung schafft ein 'gläsernes' Unternehmen
"Die MER ist für alle gedacht. So kann man in einer Darstellung die Objektentwicklung über die gesamte Bauzeit bis ins Detail verfolgen", schwärmt Frau Teutloff. "Früher mussten nacheinander Kostenstellenauswertung, Kostenartenbuchung und Einzelkostennachweise angeschaut werden, um solche Übersicht zu erhalten. Jetzt haben die Bauleiter für ihre Bauvorhaben zur selben Zeit den gleichen Wissensstand wie die Kaufleute. Alle gebuchten Aufwendungen für Material, Geräte und Fremdleistungen sind detailliert nachvollziehbar - bis zum Einzelbeleg. Die Lohnaufwendungen werden mit Stunden und Betrag ausgewiesen. Dabei ist es unabhängig welcher Zeitraum (Monat, Geschäftsjahr, seit Baubeginn) betrachtet wird. Das kaufmännische Zahlenwerk ist so aufbereitet, dass es vom Techniker verstanden wird. Das System der 'gläsernen Baustelle' findet bei unseren Bauleitern immer mehr Akzeptanz und hat Verständnis für manche vorher belächelte Forderung der Kaufleute gebracht. Durch die Nutzung der MER können die monatlichen Leistungsmeldungen und die notwendigen Kostenabgrenzungen durch die Bauleiter exakter ermittelt werden. Dies bewirkt ein besseres, weil präziseres Reporting und bringt mehr Entscheidungssicherheit für die Gestaltung zukünftiger Prozesse. Wünschenswert ist bei der Weiterentwicklung der MER, dass für den Bauleiter sichtbar würde welche der gebuchten Abschlagsrechnungen bereits bezahlt sind. Eine solche Information ersparte die bisherigen Rückfragen an die Buchhaltung und der Bauleiter könnte seinen Subunternehmern umgehend Auskunft über Rechnungsbezahlung erteilen. Mit Unterstützung der Fa. Nemetscheck Bausoftware GmbH wurde in 2002 die Finanzbuchhaltung und die Betriebsbuchhaltung durchgängig und aufeinander abgestimmt gestaltet. Im Ergebnis entstand eine betriebswirtschaftliche Auswertung, die informativer und damit aussagefähiger ist. Eine Erkenntnis haben wir gewonnen: Transparenz in der monatlichen Gewinn- und Verlustrechnung und in der betriebswirtschaftlichen Auswertung beeindruckt auch Banken und erleichtert Verhandlungen mit Kreditversicherern. Ein aussagekräftiges, in sich geschlossenes, nicht überladenes Buchwerk schafft Vertrauen und wirkt überzeugend.

Die Kunst, eigene Kosten zu reduzieren
Die andauernd schlechte Preissituation am Markt zwingt dazu, die eigenen Kosten drastisch zu reduzieren. Die größten Chancen dafür sehen Wirtschaftsinformatiker Cord Schulze und Kalkulator Götz Gadau durch die Optimierung der Arbeitsvorbereitung in allen Sparten der gesamten Unternehmensgruppe noch in diesem Jahr. "Einheitliche Arbeit mit BAS gefolgt von Kostenarten - Soll - Ist - Vergleich - dann kann das Schlussblatt aus der Angebotsphase dagegen gehalten werden, um die Abweichungen fest zu stellen. Die Voraussetzung ist mit der Software gegeben. Das System deckt durchgängig alle Bereiche ab - von Planung/Ausschreibung bis Bauausführung/-durchführung und Abrechnung. Aber es war betriebsintern nicht einfach, alle Sparten über einen gemeinsamen BAS-Stamm abzubilden. Die Umsetzung ist ein schrittweiser Prozess, der Zeit braucht", erläutert Gadau. "In die Kalkulation mit Bau für Windows haben wir uns gut eingefuchst. Aber da steckt noch viel mehr Potenzial drin. Das Programm ist so gut, wie der Anwender damit umgehen kann. Handling und Benutzeroberfläche dieser Software bewerte ich sehr positiv. Die Mengen-Bedarfslisten und angebotenen Druckoptionen finde ich gut. Die bringen viele Informationen. Das Schlussblatt deckt alles ab. Die Einzelkostenermittlung ist übersichtlich, zumal man sich die Bildschirm-ansicht individuell gestalten kann. Die Bildung von Kostenarten-Gruppen und detaillierte unterschiedliche Bezuschlagung bestimmter Materialien erlauben sehr tief gehende Kalkulation. Sehr gut ist das Kostenarten-Splitting. Es zeigt auf, wie sich die Kosten über das Angebot verteilen." "Auch für meine Sparten empfinde ich das System als wirklich durchgängig benutzerfreundliche Leistung - ein gutes Programm", fügt Dipl.-Ing. Norbert Franz an, Kalkulator für die Bereiche Rohbau, Ing.- und Brückenbau. "Da wir immer mehr schlüsselfertig kalkulieren, benutze ich die Nachunternehmer-Betreuung sehr intensiv. Das ist eine sehr große Zeitersparnis für mich z.B. auch bei Voranfragen."
Seit Jahresbeginn ist das Lohnprogramm aus der Bau financials Familie im Einsatz. Migration und Datenaufbereitung gingen viel schneller vonstatten als erwartet - dank guter Betreuung des Softwarepartners, wie Personalleiterin Barbara Rüpke betont. Obwohl sie längst noch nicht alle Finessen ausgelotet habe, findet sie die Statistiken und anderen Auswertemöglichkeiten gut.

Warum Bau für Windows?
"Wir wollten ein integriertes Gesamtsystem. Die Mitarbeiter haben entschieden, welches wir nehmen", erläutert H.-J. Becker. "Sie haben sich auf der CeBIT beraten lassen und einstimmig für Bau für Windows votiert. In einem großen Unternehmen wie dem unseren kann man nicht einfach nur anordnen. Das EDV-System betrifft alle - da ist Akzeptanz ganz erheblich. Wichtigstes Argument: Der Anbieter hat viel Erfahrung im Baubereich. Inzwischen - nach Fusion - firmiert die IBD als Nemetschek Bausoftware GmbH. Ein starker Partner mit Zukunftssicherheit. Bau für Windows ist ein ausgereiftes System, das ständig aktuellen Bedürfnissen angepasst und auch nach Anregungen von Praktikern aus Arbeitskreisen weiter entwickelt wird."
Frau Teutloff dazu: "Nemetschek Bausoftware geht auf die Gedankenwelt der Anwender zu. Die Sach- und Fachkompetenz der Mitarbeiter ist sehr gut. Wir fühlen uns bei diesem Partner gut aufgehoben. Auf unsere Wünsche und Probleme wird reagiert. Man spürt dabei deutlich: Kundenzufriedenheit ist ein hohes Ziel dieses Unternehmens."