Ergänzend und analog zur Beschaffung von Subunternehmerleistungen mit dem Modul Nachunternehmerbetreuung, bietet der Programmbereich Einkauf eine Software-Lösung für die Beschaffung von Materialien (Lieferungen).
Im Unterschied zur Beschaffung von Leistungen, sind beim Einkauf nicht Positionen/Stammpositionen die Grundlage der Bearbeitung, sondern Elemente/Stammelemente (Materialstamm). Was in der Nachunternehmerbetreuung Ausschreibung und Vergabe ist, entspricht hier der Preisanfrage und der Bestellung. Das Einkaufsmodul kann ohne weitere Anbindung an die anderen Module von Bau für Windows verwendet werden, aber auch eingebettet in die integrierte Lösung.
Abb.: Preisanfrage (Zum Vergrößern bitte auf die Grafik klicken)>>
Preisanfragen können "freihändig", also ohne konkreten Bezug zu einem Bauvorhaben bearbeitet werden, oder aber, indem man die anzufragenden Elemente aus einer Objektkalkulation mit den betreffenden Kalkulationsmengen übernimmt. Auch freie Eingaben, also ohne jeglichen Stammdatenbezug sind dabei möglich. Die Zuordnung der Anfrage-Elemente zu den für die jeweiligen Elemente in Frage kommenden gewünschten Lieferanten kann einerseits manuell mit wenigen Mausklicks erfolgen. Per Klick wird bestimmt, bei wem welche Artikel angefragt werden sollen. Andererseits kann das Programm die Aufteilung der Anfrageliste auf die einzelnen Lieferanten auch automatisch vornehmen, wenn im Elementestamm hinterlegt wurde: "wer liefert was?".
Anwender, die diese Zuordnungen nicht im Vorhinein schon getroffen haben, können jedoch bei der Bearbeitung der Preisanfragen einstellen, dass das Programm automatisch die Zuordnungen von Elementen zu Lieferanten im Stamm eintragen soll (am besten gleich mit den jeweiligen Preisen und Mengen in die Preisstatistik). So "lernt" das System nach und nach die Lieferanten-Elemente-Beziehungen und kann sie bei späteren Preisanfragen und Bestellungen wieder nutzen.
Abb.: Bestellung ohne Preisanfrage (Zum Vergrößern bitte auf die Grafik klicken)>>
Vor dem Ausdruck der Preisanfrage (Blankett) können noch ergänzende Textbausteine aufgerufen werden, die z.B. das gewünschte Lieferdatum, Lieferart, Fristen etc. beinhalten. Da die Preisanfragen an alle ausgewählten Lieferanten einer Anfrage als Seriendruck erfolgen können, bietet sich an, den Ausdruck direkt über eine PC-Faxkarte zu realisieren. Damit entfällt der zeitaufwändige Schritt des Druckens und Faxens/Verschickens. Nach Eingabe der eingegangenen Lieferantenpreise kann mit dem Einkaufsmodul ein Preisspiegel aufgestellt werden.Er liefert mit den voreingestellten Randbedingungen die notwendige Transparenz, welcher Lieferant in welchen Bereichen der günstigste Bieter ist. Der Programmteil Bestellung wird analog zur Preisanfrage bearbeitet. Auch hier kann eine Aufteilung einer Bestelliste auf mehrere Lieferanten erfolgen, oder aber auch genau ein Lieferant für alle Artikel einer Bestelliste
festgelegt werden. Die Übernahme von Elementen aus der Preisanfrage in die Bestellung ist möglich. Im Elementestamm kann die Zuordnung erfolgen, welcher Lieferant welche Elemente liefert. Zum anderen lässt sich hier in der Preisstatistik verfolgen, wer wann welchen Artikel zu welchem Preis bei welcher Menge bei welcher Anfrage/Bestellung angeboten hat. Darüber hinaus ist es auch möglich einzutragen, wie welcher Artikel, bei welchem Lieferanten bezeichnet wird (Nummern und Texte). Soll diese Funktion genutzt werden, so ist der Import von Lieferantenpreislisten im DATANORM-Format äußerst hilfreich.
Weiterführende Module, die sich an den Bau für Windows-Einkauf anschließen lassen:
Kalkulation
Baustellencontrolling, Nachkalkulation