Um Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, setzen Unternehmen meist Stundenzettel ein. Diese Stundenzettel werden eingesammelt, geprüft, ggf. korrigiert und dann manuell in Lohnsoftware ( wie z.B. Bau financials Lohn und Gehalt) übertragen. Dort können die Daten für Lohnabrechnung, Fakturierung und Projektcontrolling genutzt werden. Manuelle Erfassung ist leider sehr langsam und ungenau: leicht können sich kleine Abweichungen pro Monat und Mitarbeiter zu mehreren Stunden summieren – die Ungenauigkeiten werden somit richtig teuer. Ein zuverlässiges System zur exakten mobilen Zeiterfassung bietet die Nemetschek Bausoftware nun gemeinsam mit der Dortmunder virtic GmbH an.
Mit virtic werden Arbeitszeiten mobil erfasst, automatisch aufbereitet und in Bau financials verarbeitet. Und zwar so, dass in der Regel keine manuellen Eingriffe mehr erforderlich sind. Virtic wird als Software-as-a-service, also als internetbasierte Dienstleistung genutzt, eine Softwareinstallation ist somit nicht erforderlich.
Abb.: Übersicht über die von virtic angebotenen Dienste (Bild: virtic, zum Vergrößern bitte auf die Übersicht klicken.)
Datenaustausch mit Bau financials
Über eine web-Schnittstelle werden die Daten in Bau financials übertragen und können dann in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchhaltung (auch in Bau für Windows), Reisekostenabrechnung und Controlling verarbeitet werden.
Die erforderlichen Daten (Personal-, Kostenstellen- und Baustellen-Stammdaten) für das virtic-System werden in Bau financials geführt. Eine doppelte Stammdatenpflege ist somit nicht erforderlich. Die Übertragung erfolgt ebenfalls über eine web-Schnittstelle; automatisiert oder per Knopfdruck.
Arbeitszeiten werden über Mobiltelefon erfasst
Der Ablauf ist einfach: Die Mitarbeiter der Bauunternehmen erhalten handelsübliche Mobiltelefone, auf denen eine virtic-Software installiert wird. Per Knopfdruck erfassen die Mitarbeiter ihre An- und Abfahrtszeiten, Arbeitsbeginn und –ende sowie Pausen – die Daten werden online auf die virtic-Server übertragen. Die Erfassungslogik wird präzise an die Abläufe des Bauunternehmens angepasst, so dass sich jeder Mitarbeiter sofort zurechtfindet. Es werden nur die Informationen erfasst, die erforderlich sind.
Sollte ein Mitarbeiter sein Handy verlieren oder beschädigen, kann den eingegebenen Daten nichts passieren – sie sind ja auf dem virtic-Server gespeichert.
Abb.: Das Cockpit gibt den Disponenten einen schnellen Überblick über die Arbeitszeitbuchungen. (Bild: virtic, zum Vergrößern bitte auf den Screenshot klicken.)
Stand der geleisteten Arbeitsstunden jederzeit abrufbar
Berechtigte Personen können die eingehenden Arbeitszeitbuchungen am sogenannten „Cockpit“ (siehe Abbildung) online verfolgen. So sehen die Disponenten jederzeit, welcher Mitarbeiter gerade an welchem Projekt arbeitet, ob die Baustellen besetzt sind, wer unterwegs ist und wohin, wer krank ist und wer Urlaub hat.
Die Projekt- und Bauleiter können mit virtic jederzeit den Stand der aufgelaufenen Arbeitsstunden auf ihren Projekten und Baustellen abrufen. Lohnbuchhalter haben auf Knopfdruck vollständige Arbeitszeiten zur Verfügung.
Die Arbeitszeitbuchungen werden automatisch aufbereitet, wobei die speziellen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln des Unternehmens exakt abgebildet werden. Schichtregeln und Regeln für die Verwaltung von Überstunden werden dabei genauso angewendet wie Regeln für Zeit- und Mehrarbeitszuschläge oder Zulagen für besondere Tätigkeiten oder Bereitschaftszeiten. Auch besondere Regeln für Spesen, Auslösungen, Fahrtkostenerstattungen und Verpflegungsaufwendungen werden berücksichtigt.
Einige der vielen Angebote von virtic wollen wir Ihnen in der folgenden Liste vorstellen:
Stundenzettelberechnung
Die Berechnung der Stundenzettel erfolgt automatisch aus den Arbeitszeitbuchungen. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln des Unternehmens angewendet, also alle Zuschlags- und Zulagenregelungen für Mehrarbeit, Nacht- und Wochenendarbeit, besondere Arbeiten, Bereitschaftszeiten usw. Jeder Mitarbeiter hat über das Internet einen persönlichen Zugang zu seinem Arbeitszeitkonto und kann somit jederzeit die erfassten Daten abrufen und seinen Arbeitszeitkontostand abrufen oder Stundenzettel einsehen.
Kunden-Portal
Ebenso können Kunden / Auftraggeber einen eigenen Zugang zu den virtic-Services erhalten. So sehen sie jederzeit, wann auf ihren Baustellen oder Projekten gearbeitet wurde.
Ortung Auch Ortungstechnologien gehören zum Angebot von virtic. Sie können genutzt werden als Nachweis des Mitarbeiters, dass er bei Arbeitsbeginn tatsächlich auf der Baustelle war, zur Steuerung der Mitarbeiter, etwa im Kundendienst, oder zur Routenverfolgung von Fahrzeugen. Die Ortungsfunktionen werden individuell für jedes Unternehmen angepasst, so dass die Regelungen der jeweiligen Betriebsvereinbarung vollständig berücksichtigt werden und die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt ist.
Disposition Mit Hilfe des Dispo-Tools werden die Mitarbeiter und Maschinen per Drag & Drop auf die Baustellen und Projekte disponiert. Die Mitarbeiter können ihre Termine jederzeit über PC / Notebook oder Handy abrufen.
Abb.: Das Dispo-Tool erlaubt die Terminplanung von Mitarbeitern und Maschinen über den Browser. (Bild: virtic, zum Vergrößern bitte auf den Screenshot klicken.)
Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen über die mobile Zeiterfassung zur Verfügung. Sie erreichen unseren ZeiterfassungsexpertenHeinz-Joachim Schmidt unter +49 171 33 33 679 oder unter schmidt@bausoftware.de. Ausführlichere Informationen finden Sie auf der Homepage unseres Partners virtic unter www.virtic.com.
Hier können Sie ein Datenblatt herunterladen>>